Stöter du på begränsningar när du migrerar från filservrar till SharePoint Online?
Känner du dig frustrerad över begränsningarna i SharePoint och OneDrive?
Visste du att det finns andra strategier för migrering av filservrar för att övervinna dessa begränsningar?
Ett arkitektföretag i Köpenhamn, Danmark, har 3 platser i Danmark och Norge. Filservern är för närvarande på plats med 7 TB data, men de vill bli av med filservern. Det finns inga officiella kommunikationskanaler mellan de 3 platserna, så att använda en molnlösning för att förena de 3 platserna är meningsfullt.
De experimenterade med SharePoint och OneDrive. Till en början var det bra eftersom integrationen av OneDrive Windows Explorer gör det enkelt att komma åt filer och mappar från SharePoint. Senare stötte de dock på problem med AutoCAD-programmet. Ett problem är relaterat till filspärrning, det andra till externa referenser inom en enda fil. Detta är inte ett SharePoint/OneDrive-problem, utan snarare ett kompatibilitetsproblem mellan CAD- och SharePoint-applikationerna.
SharePoint lagringskostnader är en annan fråga. Om de hade lagt alla 7 TB lagring på SharePoint, skulle det ha kostat ungefär $1400/månad. Företaget vill att mindre frekvent använda filer ska lagras i ett annat system. De vill ha en lagringsplattform/lösning som löser problemet med filspärrning och externa referenser samtidigt som det ger ett sätt att använda billigare lagringstjänster som Amazon S3 och Azure Blob Storage.
En designbyrå som specialiserar sig på museidesign använder en blandning av CAD-program och Adobe Creative Suite. Det finns Mac-användare. Mac har vissa tecken i filnamnet som SharePoint inte stöder. Dessutom kan Macs filväg vara mycket längre än 256 eller den nuvarande begränsningen i SharePoint. Du har tidigare provat SharePoint men det fungerade inte.
En MSP hjälper en lokal kund att migrera en lokal NAS till SharePoint och stöter på begränsningar i SharePoint.
Vill du dela och omorganisera det ursprungliga arkivet med 700 000 enskilda filer i sju olika SharePoint-bibliotek? Vad sägs om kostnaden för att återutbilda personalen för att vänja sig vid de nya SharePoint online-platserna?
Enligt SharePoint Onlines dokumentation:
"Även om SharePoint Online kan lagra 30 miljoner dokument per bibliotek, rekommenderar vi att inte synkronisera mer än 300 000 filer över alla dokumentbibliotek för optimal prestanda. Dessutom kan samma prestandaproblem uppstå om du har 300 000 objekt eller fler i alla bibliotek du vill synkronisera, även om du inte synkroniserar alla objekt i dessa bibliotek..."
Men från erfarenhet börjar prestandan sjunka efter 100 000 objekt. Och märkligt nog dyker det numret upp i SharePoint-dokumentationen i andra sammanhang också. Oavsett om det är 300 000 eller 100 000 är slutresultatet att i många verkliga företagsmiljöer med fler filer har OneDrive-synkroniseringsklienten allvarliga prestandaproblem, vilket tvingar användare att byta till webbgränssnittet.
Jämfört med OneDrive-synkroniseringsbegränsningen är gränsen på 5000 objekt i en vy i ett bibliotek ännu striktare. I det ögonblick du överskrider 5 000 objekt i ett bibliotek blir det nästan oanvändbart.
Denna begränsning är ett annat vanligt problem när man migrerar fildelningar till SharePoint Online. Det visar sig vanligtvis i ett felmeddelande som detta:
"Den angivna filen eller mappnamnet är för långt. URL-sökvägen för alla filer och mappar måste vara 400 tecken eller mindre (och inte mer än 400 tecken för något enskilt fil- eller mappnamn i URL:en). Vänligen skriv ett kortare fil- eller mappnamn."
Migrationen kommer att misslyckas för alla filer som inte uppfyller detta krav. Och eftersom detta är den övre gränsen för den relativa URL:en som innehåller hela sökvägen och namnet på dokumentbiblioteket, händer detta alltför ofta. Resultatet blir en ofullständig eller avbruten migration.
En annan, ännu striktare begränsning du kan stöta på är 256-teckengränsen på din Windows-PC, när användare synkroniserar SharePoint Online-dokumentbibliotek med sina datorer. Felmeddelandet kan se ut som följande:
"Filnamnet(n) skulle vara för långa för destinationsmappen. Du kan förkorta filnamnet och försöka igen, eller prova en plats som har en kortare sökväg".
Utöver att omorganisera filserverdata till olika silos i olika dokumentbibliotek, är omorganisering av behörigheter också en stor huvudvärk.
Följande citat förklarar varför vissa människor tror att SharePoint inte stöder borttagning av arvsbehörigheter, medan andra påpekar att det gör det. Det är förvirrande eftersom stödet finns där, men bara för relativt små datamängder. Dokumentationen förklarar:
"En lista kan ha upp till 30 miljoner objekt, och ett bibliotek kan ha upp till 30 miljoner filer och mappar. När en lista, ett bibliotek eller en mapp innehåller mer än 100 000 objekt, kan du inte bryta arvsbehörigheterna på listan, biblioteket eller mappen. Inte heller kan du återinföra behörigheter på den. Du kan dock fortfarande bryta arvet för de enskilda objekten inom den listan, biblioteket eller mappen, upp till det maximala antalet unika behörigheter i listan eller biblioteket..."
Detta kan göra behörighetsmigration och -hantering till en mardröm av dataomorganisering för att undvika manuell åsidosättning av arvsbehörigheter för objekt i listan, biblioteket eller mappen.
Lift-and-Shift är en migreringsstrategi som skapar en annan uppsättning virtuella maskiner i Azure, AWS eller ett regionalt samlokaliseringssdatacenter och flyttar data från den lokala filservern till de virtuella maskinerna i datacentren. När datamigreringen är klar kan DNS-namnet för filservern snabbt bytas från den lokala filservern till filservern i molnet. I denna typ av procedur är lift-and-shift också känt som återinplacering. Det är ett relativt snabbt och kostnadseffektivt sätt att migrera data från lokal lagring till molnet, och det bästa är att det är bakåtkompatibelt efter DNS-omdirigering.
Lift-and-shift är enklare när internetanslutningen på kontoret är snabb. Därför fungerar en site-to-site VPN mellan kontorets brandvägg och det molnbaserade virtuella nätverket som en del av det lokala nätverket.
Den hybridmolnbaserade filservern är en bra balans mellan den lokala filservern och molnfilservern, så att anställda på det lokala kontoret fortfarande kan använda filservern över ett lokalt nätverk.
Varför hjälper Triofox när SharePoint inte fungerar?
Med Gladinet Triofox-lösningen är molnfilåtkomstlösningen interoperabel med befintliga nätverksdelningar på filservrar och erbjuder funktioner för offline-mappar. Den inkluderar integration med Active Directory, molndiskmappning, global filspärrning och NTFS-behörighetskontroll. Dessa inbyggda integrationer gör filutdelningslösningen till en förlängning av den nuvarande filservern snarare än ytterligare en datasilo som tar bort data.
Mappad enhet över HTTPS-kanalen till företagets filserver är en avgörande funktion. Anställda är vana vid en mappad enhet och ingen ytterligare utbildning krävs.
Företagsanvändare har redan företagsidentiteter i Active Directory och relaterade federationstjänster för Active Directory samt SAML för enkel inloggning. De behöver inte ytterligare en uppsättning inloggningsuppgifter för att få tillgång till en lösning för fildelning.
De flesta lösningar för fildelning erbjuder manuell filspärrning i form av "incheckning" och "utcheckning" av filer. Gladinet tillhandahåller automatisk filspärrning genom att upptäcka förfrågningar om att öppna filer. När Microsoft Word öppnar en fil, kommer processen för filspärrning att initieras automatiskt och avslutas automatiskt när redigeringen av filen är färdig.
Slutligen gör integrationen med Active Directory och NTFS-behörigheter det enklare för systemadministratörer att ställa in behörighetskontrollen. Behörighetsfunktionerna gör att Gladinet-lösningen sticker ut bland sina konkurrenter.
Kartläggning av enheter är en viktig funktion för åtkomst av filer online. Slutanvändare kan enkelt dra och släppa filer och mappar från en kartlagd enhet över internet. Kartläggning av enheter hjälper också till att hantera externa filreferenser.
Fillåsning är en viktig funktion för åtkomst av filer online och för samarbete i team för att undvika konflikter. Slutanvändare behöver kontrollera global samtidig onlineåtkomst av filer genom att använda fillåsning för att bibehålla konsekvens.
Från Active Directory-identiteter till NTFS-filrättigheter och mappskydd, allt som en anställd är bekant med förblir som om ingenting har förändrats. Ett liknande och konsekvent användargränssnitt minimerar användarens inlärningskurva.
Gör det enklare för dina team att samarbeta framgångsrikt med kunder:
Istället för att skicka filer som bilagor i Outlook kan filer och mappar delas som länkar via Outlook.
Förbättra prestandan för överföring av stora filer genom att endast skicka de ändringar som gjorts istället för att synkronisera hela filen.
Filer och mappar kan omvandlas till webblänkar och nås från webbläsare eller någon mobilklient.
Webblänkar kan skapas för uppladdning via webbläsare för att ta emot filer och mappar.
Policyer såsom utgångsdatum och läs/skriv-behörigheter kan kopplas till fildelning.
Fildelning kan vara lika enkelt som att högerklicka på en fil från Utforskaren i Windows.
Delade mappar har valfria funktioner för säkert datarum som möjliggör visningsbehörigheter som inaktiverar nedladdningar.
Definiera olika behörigheter för mappar på olika nivåer i katalogstrukturen.
Destinations-e-postdomänen är en av vitlistparametrarna som styr vem som kan ta emot inbjudningar till fildelning.
Destinations-IP-adressen är en annan parameter för att styra vem som kan vara mottagare för en åtgärd för fildelning.
Integrerar med Office365 för att dra nytta av inbyggda funktioner för samredigering.
Håll koll på viktiga förändringar och händelser i systemet.
En traditionell VPN kräver en stabil och aktiv anslutning till företagets brandvägg för att fungera. En störning på internet eller en avbruten anslutning till brandväggen avbryter anställdas arbete med osparade filer. Med offline-redigering kan distansarbetare spara och redigera dokument utan en aktiv anslutning och spara filerna asynkront till en företagsfilserver när anslutningen återställs.
En brandväggstillverkare erbjuder vanligtvis VPN utan en alltid-på-funktion. VPN som alltid är på kräver fler infrastrukturkomponenter såsom identitetsservrar, autentiseringsservrar, kompatibla klientoperativsystem, osv. Dock är de flesta moderna molnprogram alltid på, vilket tillåter offlineåtkomst till filer och mappar och lagrar filer på en lokal enhet innan de synkroniseras med onlineservrar.
Att komma åt filservrar är knappast högpresterande, eftersom när en VPN fungerar som en möjliggörare, sker filåtkomst via SMB/CIFS-protokollet. För det första är SMB-protokollet inte ett dataströmningsprotokoll med många förfrågningar och svar. Om vi kan byta till HTTP-strömning för filöverföring, kommer prestandan att förbättras. För det andra kan HTTP-baserad filöverföringstrafik dra nytta av ett globalt innehållsleveransnätverk, så HTTP är snabbare för tvärkontinentala överföringar.