Está a encontrar limitações ao migrar de servidores de arquivos para o SharePoint Online?
Está frustrado com as limitações do SharePoint e do OneDrive?
Sabia que existem outras estratégias de migração de servidores de arquivos para superar essas limitações?
Uma empresa de arquitetura em Copenhague, Dinamarca, possui 3 locais na Dinamarca e Noruega. O servidor de arquivos está atualmente no local com 7TB de dados, mas eles querem se livrar do servidor de arquivos. Não existem canais de comunicação oficiais entre os 3 sites, então usar uma solução na nuvem para unificar os 3 locais faz sentido.
Eles experimentaram com SharePoint e OneDrive. No início foi bom porque a integração do OneDrive com o Windows Explorer facilita o acesso a arquivos e pastas do SharePoint. Mais tarde, no entanto, eles encontraram problemas com a aplicação AutoCAD. Um problema está relacionado ao bloqueio de arquivos, o outro a referências externas dentro de um único arquivo. Isso não é um problema do SharePoint/OneDrive, mas sim uma questão de compatibilidade de aplicativos entre o CAD e as aplicações do SharePoint.
Os custos de armazenamento do SharePoint são outro problema. Se eles tivessem colocado todos os 7 TB de armazenamento no SharePoint, isso custaria cerca de $1400/mês. A empresa quer que os arquivos usados menos frequentemente sejam armazenados em outro sistema. Eles querem uma plataforma/solução de armazenamento que resolva o problema de bloqueio de arquivos e referenciamento externo, ao mesmo tempo que forneça uma maneira de usar serviços de armazenamento de menor custo como Amazon S3 e Azure Blob Storage.
Uma empresa de design especializada em design de museus utiliza uma combinação de aplicações CAD e Adobe Creative Suite. Existem usuários de Mac. O Mac possui certos caracteres no nome do arquivo que o SharePoint não suporta. Além disso, o caminho do arquivo no Mac pode ser muito mais longo do que 256 ou a atual limitação do SharePoint. Você já tentou usar o SharePoint no passado, mas não funcionou.
Um MSP está ajudando um cliente local a migrar um NAS local para o SharePoint e se depara com limitações do SharePoint.
Deseja dividir e reorganizar o repositório original de 700.000 arquivos individuais em sete diferentes bibliotecas do SharePoint? E quanto ao custo de reciclagem de pessoal para se habituar aos novos locais do SharePoint online?
De acordo com a documentação do SharePoint Online:
"Embora o SharePoint Online possa armazenar 30 milhões de documentos por biblioteca, recomendamos sincronizar não mais do que 300.000 arquivos em todas as bibliotecas de documentos para um desempenho ótimo. Além disso, os mesmos problemas de desempenho podem ocorrer se você tiver 300.000 itens ou mais em todas as bibliotecas que deseja sincronizar, mesmo que não sincronize todos os itens nessas bibliotecas..."
Mas pela experiência, o desempenho começa a cair após 100.000 itens. E curiosamente, esse número também aparece na documentação do SharePoint em outros contextos. Seja 300.000 ou 100.000, o fato é que em muitos ambientes empresariais reais com mais arquivos, o cliente de sincronização do OneDrive apresenta sérios problemas de desempenho, forçando os usuários a mudarem para a interface Web.
Comparado à limitação de sincronização do OneDrive, o limite de 5000 itens de visualização em uma biblioteca é ainda mais rigoroso. No momento em que você excede 5.000 itens em uma biblioteca, ela se torna quase inutilizável.
Este limite é outro problema comum ao migrar compartilhamentos de arquivos para o SharePoint Online. Geralmente se manifesta em uma mensagem de erro como esta:
"O nome do arquivo ou pasta especificado é muito longo. O caminho da URL para todos os arquivos e pastas deve ter 400 caracteres ou menos (e não mais do que 400 caracteres para qualquer nome de arquivo ou pasta único na URL). Por favor, digite um nome de arquivo ou pasta mais curto."
A migração falhará para quaisquer arquivos que não atendam a este requisito. E como este é o limite superior para a URL relativa que contém todo o caminho e nome da biblioteca de documentos, isso acontece com muita frequência. O resultado é uma migração incompleta ou abortada.
Outro limite ainda mais rigoroso que você pode encontrar é o limite de 256 caracteres no seu PC Windows, quando os usuários sincronizam bibliotecas de documentos do SharePoint Online com seus PCs. A mensagem de erro pode parecer a seguinte:
"O(s) nome(s) do(s) arquivo(s) seria(m) muito longo(s) para a pasta de destino. Você pode encurtar o nome do arquivo e tentar novamente, ou tentar um local que tenha um caminho mais curto".
Além de reorganizar os dados do servidor de arquivos em diferentes silos em diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar as permissões também é uma grande dor de cabeça.
As seguintes citações explicam por que algumas pessoas acreditam que o SharePoint não suporta a remoção da herança de permissões, enquanto outras apontam que ele suporta. É confuso porque o suporte existe, mas apenas para conjuntos de dados relativamente pequenos. A documentação explica:
"Uma lista pode ter até 30 milhões de itens, e uma biblioteca pode ter até 30 milhões de arquivos e pastas. Quando uma lista, biblioteca ou pasta contém mais de 100.000 itens, você não pode interromper a herança de permissões na lista, biblioteca ou pasta. Nem pode re-herdar as permissões nela. No entanto, você ainda pode interromper a herança nas próprias itens individuais dentro dessa lista, biblioteca ou pasta, até o número máximo de permissões únicas na lista ou biblioteca..."
Isso pode transformar a migração e o gerenciamento de permissões em um pesadelo de reorganização de dados para evitar a substituição manual da herança de permissões para itens na lista, biblioteca ou pasta.
Lift-and-Shift é uma estratégia de migração que cria outro conjunto de máquinas virtuais no Azure, AWS ou um centro de dados de co-localização regional e move os dados do servidor de arquivos local para as máquinas virtuais nos centros de dados. Uma vez que a migração de dados esteja completa, o nome DNS para o servidor de arquivos pode ser rapidamente alterado do servidor de arquivos local para o servidor de arquivos na nuvem. Neste tipo de procedimento, lift-and-shift também é conhecido como rehosting. É uma maneira relativamente rápida e econômica de migrar dados de local para a nuvem, e a melhor parte é que é compatível com versões anteriores após o redirecionamento DNS.
A migração lift-and-shift torna-se mais fácil quando a Internet no escritório é rápida. Assim, uma VPN site-to-site entre o firewall do escritório e a rede virtual na nuvem atua como parte da rede local.
O servidor de arquivos híbrido na nuvem é um bom equilíbrio entre o servidor de arquivos local e o servidor de arquivos na nuvem, permitindo que os funcionários no escritório local continuem a usar o servidor de arquivos através de uma rede local.
Por que o Triofox ajuda quando o SharePoint não funciona?
Com a solução Triofox da Gladinet, a solução de acesso a arquivos na nuvem é interoperável com os compartilhamentos de rede do servidor de arquivos existentes e oferece capacidades de pasta offline. Inclui integração com o Active Directory, mapeamento de unidade na nuvem, bloqueio global de arquivos e controle de permissão NTFS. Essas integrações nativas fazem com que a solução de compartilhamento de arquivos seja uma extensão do servidor de arquivos atual, em vez de outro silo de dados que leva os dados embora.
O mapeamento de unidade através do canal HTTPS para o servidor de arquivos corporativo é um recurso crucial. Os funcionários estão familiarizados com uma unidade mapeada, e não é necessário treinamento adicional.
Os usuários corporativos já possuem identidades corporativas no Active Directory e no respectivo serviço de federação do Active Directory e SAML single-sign-on. Eles não precisam de outro conjunto de credenciais para acessar uma solução de compartilhamento de arquivos.
A maioria das soluções de compartilhamento de arquivos oferece bloqueio manual de arquivos nas formas de "check-in" e "check-out" de arquivos. A Gladinet fornece bloqueio automático de arquivos ao detectar solicitações de abertura de arquivos. Quando o Microsoft Word abre um arquivo, o processo de bloqueio do arquivo será iniciado automaticamente e finalizado automaticamente quando a edição do arquivo terminar.
Finalmente, a integração com o Active Directory e as permissões NTFS facilita para os administradores de sistema configurarem o controle de permissão. As funcionalidades de permissão fazem a solução da Gladinet se destacar entre seus concorrentes.
O mapeamento de unidades é um recurso importante para o acesso a arquivos online. Os usuários finais podem facilmente arrastar e soltar arquivos e pastas de uma unidade mapeada pela Internet. O mapeamento de unidades também ajuda a gerenciar referências externas de arquivos.
O bloqueio de arquivos é um recurso importante para o acesso a arquivos online e colaboração em equipe para evitar conflitos. Os usuários finais precisam controlar o acesso global simultâneo a arquivos online usando o bloqueio de arquivos para manter a consistência.
Desde as identidades do Active Directory até as permissões de arquivo NTFS e proteção de pastas, tudo o que um funcionário está familiarizado permanece como se nada tivesse mudado. Uma abordagem de interface de usuário semelhante e consistente minimiza a curva de aprendizado do usuário.
Torne mais fácil para as suas equipes colaborarem com sucesso com os clientes:
Em vez de enviar arquivos como anexos do Outlook, arquivos e pastas podem ser compartilhados como links através do Outlook.
Melhore o desempenho das transferências de grandes arquivos enviando apenas as alterações realizadas, em vez de sincronizar o arquivo inteiro.
Arquivos e pastas podem ser transformados em links para a web e acessados a partir de navegadores ou qualquer cliente móvel.
Podem ser gerados links para a web para upload baseado em navegador de arquivos e pastas.
Políticas como datas de expiração e permissões de leitura/escrita podem ser associadas ao compartilhamento de arquivos.
Compartilhar arquivos pode ser tão fácil quanto clicar com o botão direito em um arquivo a partir do Windows Explorer.
Pastas compartilhadas têm recursos opcionais de sala de dados segura para habilitar permissões de visualização apenas, que desabilitam downloads.
Definir diferentes permissões para pastas em diferentes níveis da estrutura do diretório.
O domínio de email de destino é um dos parâmetros da lista branca que controla quem pode receber convites para compartilhamento de arquivos.
O endereço IP de destino é outro parâmetro para controlar quem pode ser o receptor de uma ação de compartilhamento de arquivos.
Integra-se ao Office365 para aproveitar os recursos de coedição integrados.
Mantenha o controle de mudanças importantes e eventos no sistema.
Uma VPN tradicional requer uma conexão estável e ativa com o firewall corporativo para funcionar. Uma interrupção na Internet ou uma conexão interrompida com o firewall interrompe o trabalho dos funcionários com arquivos não salvos. Com a edição offline, os trabalhadores remotos podem salvar e editar documentos sem uma conexão ativa e salvar os arquivos de forma assíncrona em um servidor de arquivos corporativo assim que a conexão for restaurada.
Um fornecedor de firewall normalmente oferece VPN sem um recurso sempre ativo. VPN sempre ativa requer mais componentes de infraestrutura, como servidores de identidade, servidores de autenticação, sistemas operacionais de clientes compatíveis, etc. No entanto, a maioria das aplicações modernas na nuvem são sempre ativas, permitindo o acesso offline a arquivos e pastas e armazenando arquivos em um dispositivo local antes de sincronizá-los com servidores online.
Acessar servidores de arquivos dificilmente é de alto desempenho, porque quando uma VPN atua como facilitadora, o acesso ao arquivo é feito por meio do protocolo SMB/CIFS. Primeiramente, o protocolo SMB não é um protocolo de transmissão de dados com muitas solicitações e respostas. Se pudermos mudar para transmissão HTTP para transferência de arquivos, o desempenho melhorará. Em segundo lugar, o tráfego de transferência de arquivos baseado em HTTP pode tirar proveito de uma rede de entrega de conteúdo global, então o HTTP é mais rápido para transferência entre continentes.