Productiviteit van de externe werknemer, maar
Wanneer werknemers vanuit huis of externe locaties werken, is het erg handig om SharePoint in Microsoft 365 te gebruiken om bedrijfsbestanden te benaderen en samen te werken. Er zijn echter veel situaties waarin je simpelweg geen SharePoint kunt gebruiken. Of je hebt misschien tevergeefs geprobeerd om bestandsservers naar SharePoint te migreren en zoekt nu naar een alternatieve manier om je externe werknemers te ondersteunen. Natuurlijk kun je nog steeds VPN en RDP gebruiken om werknemers die vanuit huis werken toegang tot bestanden op afstand te bieden. Maar VPN en RDP hebben hun eigen problemen.
Er is een betere manier als SharePoint niet werkt voor jou.
Een functie van SharePoint is dat OneDrive synchronisatie van bestanden naar lokale apparaten mogelijk maakt met offline toegang en offline bewerking. De functie voor het synchroniseren en delen van bestanden stelt externe werknemers in staat om te werken vanaf werkstations waar Wi-Fi beperkt is en de bedrijfsfirewall overbelast is.
Alle VPN- en RDP-verbindingen vereisen stabiele maar actieve verbindingen met de bedrijfsfirewall. Een storing in de verbinding zal ervoor zorgen dat de externe sessie van de werknemer wordt onderbroken. SharePoint is niet afhankelijk van VPN of RDP en heeft niet dezelfde problemen.
SharePoint als een 'cloudapplicatie' integreert gemakkelijk met een enterprise applicatieportal op basis van single sign-on oplossingen zoals Azure AD, OneLogin, Okta en Duo. Als cloudapplicatie kan het ook worden beschermd door zero-trust netwerkoplossingen zoals Microsoft Application Proxy.
SharePoint is niet zonder klachten van gebruikers. Zakelijke gebruikers klagen vaak dat er geen drive mapping in OneDrive is, dus externe bestandsreferenties (XREFs) werken niet. Sommigen zeggen dat bestandsvergrendeling een belangrijke functie is en anderen willen dezelfde NTFS-rechten terug.
U kunt SharePoint om de bovengenoemde redenen niet gebruiken. Daarom gebruikt u VPN en RDP om externe werknemers toegang te geven tot de bestandsserver van het bedrijf. Maar u wilt de functies die SharePoint biedt. Dit omvat de hier vermelde functies zoals offline toegang, offline bewerken, webbrowserinterface, mobiele interface en een algeheel gemoderniseerde toegang tot en samenwerking met bestanden en mappen.
NASA heeft een gedeelde opslagoplossing nodig, vergelijkbaar met SharePoint vanuit het perspectief van de eindgebruiker, voor haar externe medewerkers en aannemers. De opslagoplossing moet allereerst integreren met een single sign-on oplossing en onderworpen zijn aan regelmatige certificeringsaudits en moet voldoen aan bepaalde compliance- en regelgevingseisen.
In dit geval is SharePoint goed geschikt voor het grote publiek, maar niet voor organisaties die hogere veiligheidseisen en nalevingsregelgeving hebben. Uiteindelijk gebruikt NASA haar eigen VMWare-infrastructuur om een zelf-gehoste bestandsdelingoplossing op te zetten die lijkt op SharePoint.
Pogue Construction heeft veldtechnici die werken vanaf bouwplaatsen waar het WLAN te sporadisch is om een stabiele VPN- of RDP-verbinding met de bedrijfsbestandsserver tot stand te brengen. Het bedrijf moet offline toegang tot bestanden kunnen bieden zoals SharePoint dat online doet. Echter, de CAD-software die ze gebruiken is niet compatibel met SharePoint omdat de externe bestandsreferentie (XREF) werkt op bestandsservers maar niet in SharePoint. Een andere reden om de gegevens op de huidige bestandsserver te houden, is dat de gegevensset te groot is om naar SharePoint over te dragen.
DedicatedIT is een MSP waarvan de klantenbasis voor 80% uit de gezondheidszorg bestaat. De meerderheid van de klanten die naar SharePoint konden overstappen, is daadwerkelijk naar SharePoint overgestapt. Er zijn echter ook klanten die geen SharePoint-only gesprek kunnen voeren vanwege bestaande EMR-systemen en specifieke nalevingsvereisten voor de gezondheidszorg. Oorspronkelijk moesten deze klanten inloggen via RDP om verbinding te maken. Nu hebben ze een gemakkelijkere manier om toegang te krijgen tot hun bestanden en mappen met dezelfde gebruikersgegevens en dezelfde NTFS-permissies die deze bestanden en mappen beschermen.
Hoffman York is een marketingbureau dat sinds de uitbraak van de pandemie de ondersteuning van thuiswerkende medewerkers nodig had. Ze hadden overwogen om SharePoint te gebruiken, maar bestanden die gemaakt zijn met Photoshop, InDesign en Premiere hebben een grote voetafdruk op de bestandsserver die niet gemakkelijk naar de cloud gemigreerd kan worden, waarbij de compatibiliteit van de apps met Adobe Creative Suite onzeker is. Oorspronkelijk gebruikten medewerkers RDP om toegang te krijgen tot Adobe Creative Suite. Echter, vanwege VPN 'overbelasting', werden veel medewerkers ongeveer elk uur uit de bedrijfsfirewall gegooid. Ze hadden een betere oplossing nodig, en die hebben ze gevonden.
Triofox breidt bestaande Windows-bestandsservers uit met veilige externe toegang, mobiel bestanden delen, gegevensbescherming en cloudmigratie, terwijl het voldoet aan zakelijke behoeften op het gebied van beveiliging, privacy, naleving en controle. Triofox verhoogt de productiviteit van uw mobiele personeel zonder afbreuk te doen aan gegevensbezit, privacy en beveiliging.
Heeft u vele uren besteed aan het oplossen van problemen met VPN-verbindingen?
Heeft u medewerkers die thuiswerken en mobiele toegang tot bestanden nodig hebben via een webbrowser?
Had u twee of meer gegevensopslagplaatsen te beheren, maar raakten ze buiten controle?
Hebben langdurige cloudmigraties, extra gebruikerstraining en nalevingsvoorschriften u tegengehouden?