Ondervindt u beperkingen bij het migreren van bestandsservers naar SharePoint Online?
Wordt u gefrustreerd door de beperkingen van SharePoint en OneDrive?
Weet u dat er andere strategieën voor bestandsservermigratie zijn om deze beperkingen te overwinnen?
Een architectenbureau in Kopenhagen, Denemarken, heeft 3 locaties in Denemarken en Noorwegen. De bestandsserver bevindt zich momenteel ter plaatse met 7TB aan gegevens, maar ze willen van de bestandsserver af. Er zijn geen officiële communicatiekanalen tussen de 3 locaties, dus het gebruik van een cloudoplossing om de 3 locaties te verenigen is logisch.
Ze hebben geëxperimenteerd met SharePoint en OneDrive. In het begin was het goed omdat de integratie van OneDrive Windows Verkenner het gemakkelijk maakt om bestanden en mappen vanuit SharePoint te benaderen. Later liepen ze echter tegen problemen aan met de AutoCAD-applicatie. Het ene probleem is gerelateerd aan bestandsvergrendeling, het andere aan externe referenties binnen een enkel bestand. Dit is geen SharePoint/OneDrive-probleem, maar eerder een compatibiliteitsprobleem tussen de CAD- en SharePoint-applicaties.
De opslagkosten van SharePoint zijn een ander probleem. Als ze alle 7 TB aan opslag op SharePoint hadden gezet, zou het ongeveer $1400/maand kosten. Het bedrijf wil dat minder vaak gebruikte bestanden in een ander systeem worden opgeslagen. Ze willen een opslagplatform/oplossing die het probleem met bestandsvergrendeling en externe referenties oplost en tegelijkertijd een manier biedt om gebruik te maken van goedkopere opslagdiensten zoals Amazon S3 en Azure Blob Storage.
Een ontwerpbureau gespecialiseerd in museumontwerp gebruikt een mix van CAD-applicaties en Adobe Creative Suite. Er zijn Mac-gebruikers. Mac heeft bepaalde tekens in de bestandsnaam die SharePoint niet ondersteunt. Ook kan het bestandspad van Mac veel langer zijn dan 256 of de huidige SharePoint-beperking. U heeft in het verleden SharePoint geprobeerd, maar het werkte niet.
Een MSP helpt een lokale klant met het migreren van een lokale NAS naar SharePoint en loopt tegen de beperkingen van SharePoint aan.
Wilt u de oorspronkelijke opslagplaats van 700.000 individuele bestanden opsplitsen en herindelen in zeven verschillende SharePoint-bibliotheken? Wat denkt u van de kosten voor het hertrainen van personeel om gewend te raken aan de nieuwe online locaties van SharePoint?
Volgens de SharePoint Online documentatie:
"Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, raden we aan om niet meer dan 300.000 bestanden over alle documentbibliotheken te synchroniseren voor optimale prestaties. Ook kunnen dezelfde prestatieproblemen optreden als u 300.000 items of meer heeft in alle bibliotheken die u wilt synchroniseren, zelfs als u niet alle items in die bibliotheken synchroniseert..."
Maar uit ervaring blijkt dat de prestaties na 100.000 items beginnen te dalen. En vreemd genoeg komt dat aantal ook voor in andere contexten in de SharePoint-documentatie. Of het nu 300.000 of 100.000 is, de kern van de zaak is dat in veel echte bedrijfsomgevingen met meer bestanden, de OneDrive-synchronisatieclient ernstige prestatieproblemen heeft, waardoor gebruikers moeten overschakelen naar de webinterface.
In vergelijking met de synchronisatielimiet van OneDrive is de limiet van 5000 weergegeven items in een bibliotheek nog strenger. Op het moment dat u meer dan 5.000 items in een bibliotheek heeft, wordt het bijna onbruikbaar.
Deze limiet is een ander veelvoorkomend probleem bij het migreren van bestandsdelingen naar SharePoint Online. Het manifesteert zich meestal in een foutmelding zoals deze:
"De opgegeven bestands- of mapnaam is te lang. Het URL-pad voor alle bestanden en mappen moet 400 tekens of minder zijn (en niet meer dan 400 tekens voor elke afzonderlijke bestands- of mapnaam in de URL). Typ een kortere bestands- of mapnaam."
De migratie zal mislukken voor alle bestanden die niet aan deze vereiste voldoen. En aangezien dit de bovengrens is voor de relatieve URL die het hele pad en de naam van de documentbibliotheek bevat, gebeurt dit veel te vaak. Het resultaat is een onvolledige of afgebroken migratie.
Een andere, nog strengere limiet die u kunt tegenkomen, is de 256-tekenlimiet op uw Windows-pc, wanneer gebruikers SharePoint Online-documentbibliotheken synchroniseren met hun pc's. De foutmelding kan er als volgt uitzien:
"De bestandsnaam(en) zouden te lang zijn voor de doelmap. U kunt de bestandsnaam inkorten en het opnieuw proberen, of een locatie proberen die een korter pad heeft".
Naast het herindelen van bestandsservergegevens in verschillende silo's in verschillende documentbibliotheken, is het herindelen van machtigingen ook een grote hoofdpijn.
De volgende citaten verklaren waarom sommige mensen geloven dat SharePoint de verwijdering van machtigingen erfelijkheid niet ondersteunt, terwijl anderen aanwijzen dat dit wel zo is. Het is verwarrend omdat de ondersteuning er is, maar alleen voor relatief kleine gegevenssets. De documentatie legt uit:
"Een lijst kan tot 30 miljoen items bevatten, en een bibliotheek kan tot 30 miljoen bestanden en mappen bevatten. Wanneer een lijst, bibliotheek of map meer dan 100.000 items bevat, kun je de erfelijkheid van machtigingen op de lijst, bibliotheek of map niet verbreken. Ook kun je de machtigingen er niet opnieuw op erven. Je kunt echter nog steeds de erfelijkheid van machtigingen op de afzonderlijke items binnen die lijst, bibliotheek of map verbreken, tot het maximale aantal unieke machtigingen in de lijst of bibliotheek..."
Dit kan de migratie en het beheer van machtigingen veranderen in een nachtmerrie voor gegevensherindeling om het handmatig overschrijven van de erfelijkheid van machtigingen voor items in de lijst, bibliotheek of map te vermijden.
Lift-and-Shift is een migratiestrategie die een nieuwe set virtuele machines in Azure, AWS of een regionaal colocatie datacenter creëert en de gegevens op de on-premises fileserver verplaatst naar de virtuele machines in de datacenters. Zodra de gegevensmigratie is voltooid, kan de DNS-naam voor de fileserver snel worden omgeschakeld van de on-premises fileserver naar de fileserver in de cloud. Bij dit type procedure staat lift-and-shift ook bekend als rehosting. Het is een relatief snelle en kosteneffectieve manier om gegevens van on-premises naar de cloud te migreren, en het beste is dat het achterwaarts compatibel is na DNS-omleiding.
Lift-and-shift is gemakkelijker wanneer het internet op kantoor snel is. Daarom werkt een site-to-site VPN tussen de kantoorfirewall en het virtuele cloudnetwerk alsof het deel uitmaakt van het lokale netwerk.
De hybride cloud-bestandsserver is een goede balans tussen de lokale bestandsserver en de cloud-bestandsserver, zodat medewerkers op het lokale kantoor nog steeds de bestandsserver kunnen gebruiken via een lokaal netwerk.
Waarom helpt Triofox als SharePoint niet werkt?
Met de Gladinet Triofox-oplossing is de cloud-bestandstoegangsoplossing interoperabel met bestaande netwerkshares van bestandsservers en biedt het mogelijkheden voor offline mappen. Het omvat integratie met Active Directory, cloud drive mapping, wereldwijde bestandsvergrendeling en NTFS-permissiebeheer. Deze native integraties maken de bestandsdelingsoplossing een uitbreiding van de huidige bestandsserver in plaats van een andere datasilo die gegevens wegneemt.
Toegewezen schijf over het HTTPS-kanaal naar de bedrijfsbestandsserver is een cruciale functie. Medewerkers zijn bekend met een toegewezen schijf en er is geen extra training nodig.
Zakelijke gebruikers hebben al zakelijke identiteiten in Active Directory en gerelateerde Active Directory-federatieservice en SAML single sign-on. Ze hebben geen extra set inloggegevens nodig om toegang te krijgen tot een oplossing voor het delen van bestanden.
De meeste oplossingen voor bestandsdeling bieden handmatige bestandsvergrendeling in de vorm van 'bestand inchecken' en 'uitchecken'. Gladinet biedt automatische bestandsvergrendeling door het detecteren van bestandsopeningsverzoeken. Wanneer Microsoft Word een bestand opent, wordt het proces van bestandsvergrendeling automatisch geïnitieerd en automatisch voltooid wanneer de bestandsbewerking is afgerond.
Tot slot maakt de integratie met Active Directory en NTFS-permissies het gemakkelijker voor systeembeheerders om de toegangscontrole in te stellen. De permissiefuncties laten de Gladinet-oplossing uitblinken ten opzichte van zijn concurrenten.
Schijfmapping is een belangrijke functie voor online toegang tot bestanden. Eindgebruikers kunnen eenvoudig bestanden en mappen slepen en neerzetten vanaf een gekoppelde schijf via het internet. Schijfmapping helpt ook bij het beheren van externe bestandsreferenties.
Bestandsvergrendeling is een belangrijke functie voor online toegang tot bestanden en samenwerking in teamverband om conflicten te voorkomen. Eindgebruikers moeten wereldwijde gelijktijdige online toegang tot bestanden kunnen beheren door bestandsvergrendeling te gebruiken om consistentie te behouden.
Van Active Directory-identiteiten tot NTFS-bestandsrechten en mapbeveiliging, alles wat een medewerker gewend is blijft alsof er niets veranderd is. Een vergelijkbare en consistente gebruikersinterfacebenadering minimaliseert de leercurve voor gebruikers.
Maak het uw teams gemakkelijker om succesvol samen te werken met klanten:
In plaats van bestanden als bijlagen in Outlook te versturen, kunnen bestanden en mappen als links via Outlook gedeeld worden.
Verbeter de prestaties van grote bestandsoverdrachten door alleen de aangebrachte wijzigingen te verzenden in plaats van het hele bestand te synchroniseren.
Bestanden en mappen kunnen worden omgezet in weblinks en benaderd vanuit webbrowsers of elke mobiele client.
Weblinks kunnen worden gegenereerd voor upload via webbrowser om bestanden en mappen te ontvangen.
Beleidsregels zoals vervaldatums en lees-/schrijfrechten kunnen worden gekoppeld aan het delen van bestanden.
Bestanden delen kan net zo eenvoudig zijn als met de rechtermuisknop klikken op een bestand vanuit Windows Verkenner.
Gedeelde mappen hebben optionele veilige dataroomfuncties om alleen-lezen toestemmingen mogelijk te maken die downloads uitschakelen.
Definieer verschillende toestemmingen voor mappen op verschillende niveaus van de directorystructuur.
De bestemmings-e-maildomein is een van de witte lijst parameters die beheersen wie uitnodigingen voor bestandsdeling kunnen ontvangen.
Het bestemmings-IP-adres is een andere parameter om te bepalen wie de ontvanger kan zijn voor een bestandsdelingsactie.
Integreert met Office365 om gebruik te maken van ingebouwde functies voor gezamenlijke bewerking.
Houd belangrijke wijzigingen en gebeurtenissen in het systeem bij.
Een traditionele VPN vereist een stabiele en actieve verbinding met de bedrijfsfirewall om te functioneren. Een verstoring van het internet of een onderbroken verbinding met de firewall onderbreekt het werk van medewerkers met niet-opgeslagen bestanden. Met offline bewerken kunnen externe medewerkers documenten opslaan en bewerken zonder een actieve verbinding en de bestanden asynchroon opslaan op een bedrijfsserver zodra de verbinding is hersteld.
Een firewall-leverancier biedt doorgaans VPN aan zonder een altijd-aan-functie. Een altijd-aan VPN vereist meer infrastructuurcomponenten zoals identiteitsservers, authenticatieservers, compatibele clients OS, enz. Echter, de meeste moderne cloudapplicaties zijn altijd aan, waardoor offline toegang tot bestanden en mappen mogelijk is en bestanden op een lokaal apparaat opgeslagen worden voordat ze met online servers gesynchroniseerd worden.
Toegang krijgen tot bestandsservers is nauwelijks hoogwaardig, omdat wanneer een VPN als een enabler fungeert, bestandstoegang wordt uitgevoerd via het SMB/CIFS-protocol. Ten eerste is het SMB-protocol geen gegevensstreamingprotocol met veel verzoeken en antwoorden. Als we kunnen overschakelen naar HTTP-streaming voor bestandsoverdracht, zal de prestatie verbeteren. Ten tweede kan HTTP-gebaseerde bestandsoverdrachtverkeer profiteren van een wereldwijd contentleveringsnetwerk, dus HTTP is sneller voor continentoverschrijdende overdracht.