Stai riscontrando limitazioni nel migrare dai file server a SharePoint Online?
Sei frustrato dalle limitazioni di SharePoint e OneDrive?
Sai che esistono altre strategie di migrazione del file server per superare queste limitazioni?
Uno studio di architettura a Copenhagen, Danimarca, ha 3 sedi in Danimarca e Norvegia. Il server dei file si trova attualmente in loco con 7TB di dati, ma vogliono disfarsi del server dei file. Non ci sono canali di comunicazione ufficiali tra i 3 siti, quindi utilizzare una soluzione cloud per unificare i 3 siti ha senso.
Hanno sperimentato con SharePoint e OneDrive. Inizialmente era buono perché l'integrazione di OneDrive con l'Esplora File di Windows rende facile accedere a file e cartelle da SharePoint. Più tardi, però, hanno incontrato problemi con l'applicazione AutoCAD. Un problema è legato al blocco dei file, l'altro ai riferimenti esterni all'interno di un singolo file. Questo non è un problema di SharePoint/OneDrive, ma piuttosto un problema di compatibilità dell'applicazione tra CAD e le applicazioni SharePoint.
I costi di archiviazione di SharePoint sono un altro problema. Se avessero messo tutti i 7 TB di archiviazione su SharePoint, sarebbe costato circa $1400/mese. L'azienda desidera che i file utilizzati meno frequentemente siano memorizzati in un altro sistema. Vogliono una piattaforma/soluzione di archiviazione che risolva il problema del blocco dei file e dei riferimenti esterni, fornendo al contempo un modo per utilizzare servizi di archiviazione a costi più bassi come Amazon S3 e Azure Blob Storage.
Uno studio di design specializzato nella progettazione di musei utilizza una combinazione di applicazioni CAD e Adobe Creative Suite. Ci sono utenti Mac. Mac ha alcuni caratteri nel nome del file che SharePoint non supporta. Inoltre, il percorso del file Mac potrebbe essere molto più lungo di 256 caratteri o del limite attuale di SharePoint. Hai provato SharePoint in passato ma non ha funzionato.
Un MSP sta aiutando un cliente locale a migrare un NAS locale su SharePoint e si imbatte nelle limitazioni di SharePoint.
Vuoi dividere e riorganizzare il repository originale di 700.000 file singoli in sette diverse librerie di SharePoint? E il costo della riqualificazione del personale per abituarsi alle nuove posizioni di SharePoint online?
Secondo la documentazione di SharePoint Online:
"Anche se SharePoint Online può memorizzare 30 milioni di documenti per libreria, consigliamo di sincronizzare non più di 300.000 file in tutte le librerie documentali per prestazioni ottimali. Inoltre, gli stessi problemi di prestazione possono verificarsi se si hanno 300.000 elementi o più in tutte le librerie che si desidera sincronizzare, anche se non si sincronizzano tutti gli elementi in tali librerie..."
Ma dall'esperienza, le prestazioni iniziano a diminuire dopo 100.000 elementi. E curiosamente, quel numero appare anche in altri contesti nella documentazione di SharePoint. Che sia 300.000 o 100.000, la questione fondamentale è che in molti ambienti aziendali reali con più file, il client di sincronizzazione di OneDrive ha seri problemi di prestazione, costringendo gli utenti a passare all'interfaccia Web.
Rispetto al limite di sincronizzazione di OneDrive, il limite di 5000 elementi visualizzabili in una libreria è ancora più severo. Nel momento in cui si superano i 5.000 elementi in una libreria, questa diventa quasi inutilizzabile.
Questo limite è un altro problema comune quando si migrano condivisioni di file su SharePoint Online. Si manifesta di solito con un messaggio di errore come questo:
"Il nome del file o della cartella specificato è troppo lungo. Il percorso URL per tutti i file e le cartelle deve essere di 400 caratteri o meno (e non più di 400 caratteri per qualsiasi singolo nome di file o cartella nell'URL). Si prega di digitare un nome di file o cartella più corto."
La migrazione fallirà per tutti i file che non soddisfano questo requisito. E poiché questo è il limite massimo per l'URL relativo che contiene l'intero percorso e il nome della libreria di documenti, ciò accade fin troppo spesso. Il risultato è una migrazione incompleta o interrotta.
Un altro limite ancora più stringente che potresti incontrare è il limite di 256 caratteri sul tuo PC Windows, quando gli utenti sincronizzano le librerie di documenti di SharePoint Online con i loro PC. Il messaggio di errore potrebbe apparire come segue:
"Il nome del file sarebbe troppo lungo per la cartella di destinazione. Puoi accorciare il nome del file e riprovare, oppure provare una posizione che ha un percorso più corto".
Oltre a riorganizzare i dati del file server in diversi silos in diverse librerie di documenti, riorganizzare i permessi è anche un grande mal di testa.
Le seguenti citazioni spiegano perché alcune persone credono che SharePoint non supporti la rimozione dell'ereditarietà dei permessi, mentre altre sottolineano che lo fa. È confuso perché il supporto c'è, ma solo per set di dati relativamente piccoli. La documentazione spiega:
"Una lista può avere fino a 30 milioni di elementi, e una libreria può avere fino a 30 milioni di file e cartelle. Quando una lista, libreria o cartella contiene più di 100.000 elementi, non è possibile interrompere l'ereditarietà dei permessi sulla lista, libreria o cartella. Né è possibile ri-ereditare i permessi su di essa. Tuttavia, è ancora possibile interrompere l'ereditarietà sui singoli elementi all'interno di quella lista, libreria o cartella, fino al numero massimo di permessi unici nella lista o libreria..."
Questo può trasformare la migrazione e la gestione dei permessi in un incubo di riorganizzazione dei dati per evitare di sovrascrivere manualmente l'ereditarietà dei permessi per gli elementi nella lista, libreria o cartella.
Lift-and-Shift è una strategia di migrazione che crea un altro set di macchine virtuali in Azure, AWS o un data center di co-locazione regionale e sposta i dati del file server locale sulle macchine virtuali nei data center. Una volta completata la migrazione dei dati, il nome DNS per il file server può essere rapidamente cambiato dal file server locale a quello nel cloud. In questo tipo di procedura, lift-and-shift è anche conosciuto come rehosting. È un modo relativamente veloce ed economico per migrare i dati da locale al cloud, e la parte migliore è che è compatibile con le versioni precedenti dopo il reindirizzamento DNS.
Il lift-and-shift è più semplice quando la connessione Internet in ufficio è veloce. Pertanto, una VPN site-to-site tra il firewall dell'ufficio e la rete virtuale cloud funziona come parte della rete locale.
Il file server ibrido cloud rappresenta un buon equilibrio tra il file server locale e quello cloud, così che i dipendenti in ufficio possano continuare a utilizzare il server di file tramite una rete locale.
Perché Triofox aiuta quando SharePoint non funziona?
Con la soluzione Gladinet Triofox, la soluzione di accesso ai file cloud è interoperabile con le condivisioni di rete del server di file esistenti e fornisce capacità di cartella offline. Include l'integrazione con Active Directory, il mapping del disco cloud, il blocco globale dei file e il controllo dei permessi NTFS. Queste integrazioni native rendono la soluzione di condivisione dei file un'estensione del server di file corrente piuttosto che un altro silo di dati che porta via i dati.
La mappatura dell'unità attraverso il canale HTTPS al server dei file aziendale è una caratteristica fondamentale. I dipendenti sono abituati all'uso di un'unità mappata e non è richiesta alcuna formazione aggiuntiva.
Gli utenti aziendali possiedono già delle identità aziendali in Active Directory e relativi servizi di federazione Active Directory e single-sign-on SAML. Non hanno bisogno di un altro set di credenziali per accedere a una soluzione di condivisione file.
La maggior parte delle soluzioni di condivisione file offre il blocco manuale dei file sotto forma di "check-in" e "check-out" del file. Gladinet fornisce il blocco automatico dei file rilevando le richieste di apertura dei file. Quando Microsoft Word apre un file, il processo di blocco del file verrà avviato automaticamente e completato automaticamente al termine della modifica del file.
Infine, l'integrazione con Active Directory e i permessi NTFS rende più semplice per gli amministratori di sistema impostare il controllo dei permessi. Le funzionalità relative ai permessi fanno risaltare la soluzione Gladinet tra i suoi concorrenti.
La mappatura dei drive è una caratteristica importante per l'accesso ai file online. Gli utenti finali possono facilmente trascinare e rilasciare file e cartelle da un drive mappato tramite Internet. La mappatura dei drive aiuta anche a gestire i riferimenti esterni ai file.
Il blocco dei file è una caratteristica importante per l'accesso ai file online e la collaborazione di squadra per evitare conflitti. Gli utenti finali devono controllare l'accesso ai file online globale e contemporaneo utilizzando il blocco dei file per mantenere la coerenza.
Dalle identità di Active Directory ai permessi dei file NTFS e alla protezione delle cartelle, tutto ciò che un dipendente conosce rimane come se nulla fosse cambiato. Un approccio all'interfaccia utente simile e coerente minimizza la curva di apprendimento dell'utente.
Rendete più semplice per i vostri team collaborare con successo con i clienti:
Invece di inviare file come allegati di Outlook, file e cartelle possono essere condivisi come link tramite Outlook.
Migliora le prestazioni dei trasferimenti di file di grandi dimensioni inviando solo le modifiche apportate anziché sincronizzare l'intero file.
File e cartelle possono essere trasformati in link web e accessibili da browser web o qualsiasi client mobile.
È possibile generare dei collegamenti web per il caricamento basato su browser web per ricevere file e cartelle.
È possibile associare alle condivisioni di file delle policy quali date di scadenza e permessi di lettura/scrittura.
La condivisione dei file può essere semplice come fare clic con il tasto destro su un file all'interno di Esplora File.
Le cartelle condivise hanno funzionalità opzionali di data room sicure per abilitare permessi di sola visualizzazione che disabilitano i download.
Definire permessi diversi per le cartelle a diversi livelli della struttura di directory.
Il dominio email di destinazione è uno dei parametri della lista bianca che controlla chi può ricevere inviti alla condivisione di file.
L'indirizzo IP di destinazione è un altro parametro per controllare chi può essere il destinatario di un'azione di condivisione file.
Si integra con Office365 per sfruttare le funzionalità di co-editing incorporate.
Tieni traccia dei cambiamenti importanti e degli eventi nel sistema.
Un VPN tradizionale richiede una connessione stabile e attiva al firewall aziendale per funzionare. Una interruzione di Internet o una connessione interrotta al firewall interrompe il lavoro dei dipendenti con file non salvati. Con la modifica offline, i lavoratori remoti possono salvare e modificare documenti senza una connessione attiva e salvare i file in modo asincrono su un server di file aziendale una volta che la connessione è ripristinata.
Un fornitore di firewall offre tipicamente una VPN senza una funzione sempre attiva. La VPN sempre attiva richiede più componenti infrastrutturali come server di identità, server di autenticazione, sistemi operativi client compatibili, ecc. Tuttavia, la maggior parte delle applicazioni cloud moderne sono sempre attive, consentendo l'accesso offline a file e cartelle e memorizzando i file su un dispositivo locale prima di sincronizzarli con i server online.
Accedere ai file server non è di alta performance, perché quando una VPN funge da abilitatore, l'accesso ai file avviene tramite il protocollo SMB/CIFS. Prima di tutto, il protocollo SMB non è un protocollo di streaming di dati con molte richieste e risposte. Se possiamo passare allo streaming HTTP per il trasferimento dei file, la performance migliorerà. In secondo luogo, il traffico di trasferimento dei file basato su HTTP può sfruttare una rete di distribuzione dei contenuti globale, quindi HTTP è più veloce per il trasferimento tra continenti.