Rencontrez-vous des limitations lors de la migration de serveurs de fichiers vers SharePoint en ligne ?
Êtes-vous frustré par les limitations de SharePoint et OneDrive ?
Saviez-vous qu'il existe d'autres stratégies de migration de serveurs de fichiers pour surmonter ces limitations ?
Une agence d'architecture à Copenhague, au Danemark, possède 3 emplacements au Danemark et en Norvège. Le serveur de fichiers est actuellement sur site avec 7 To de données, mais ils souhaitent se débarrasser du serveur de fichiers. Il n'y a pas de canaux de communication officiels entre les 3 sites, donc utiliser une solution cloud pour unifier les 3 sites est logique.
Ils ont expérimenté avec SharePoint et OneDrive. Au début, c'était bien parce que l'intégration de l'Explorateur Windows OneDrive rend facile l'accès aux fichiers et dossiers depuis SharePoint. Plus tard, cependant, ils ont rencontré des problèmes avec l'application AutoCAD. Un problème est lié au verrouillage des fichiers, l'autre aux références externes au sein d'un seul fichier. Ce n'est pas un problème de SharePoint/OneDrive, mais plutôt un problème de compatibilité d'application entre le CAD et les applications SharePoint.
Les coûts de stockage SharePoint sont un autre problème. S'ils avaient mis tout le stockage de 7 To sur SharePoint, cela aurait coûté environ 1400 $/mois. L'entreprise veut que les fichiers moins fréquemment utilisés soient stockés dans un autre système. Ils veulent une plateforme/solution de stockage qui résout le problème de verrouillage des fichiers et de référencement externe tout en fournissant un moyen d'utiliser des services de stockage à moindre coût comme Amazon S3 et Azure Blob Storage.
Une agence de design spécialisée dans la conception de musées utilise un mélange d'applications CAD et de la suite Adobe Creative. Il y a des utilisateurs Mac. Mac a certains caractères dans le nom de fichier que SharePoint ne prend pas en charge. De plus, le chemin de fichier Mac pourrait être bien plus long que 256 caractères ou la limite actuelle de SharePoint. Vous avez déjà essayé SharePoint par le passé, mais cela n'a pas fonctionné.
Un MSP aide un client local à migrer un NAS local vers SharePoint et rencontre des limitations de SharePoint.
Voulez-vous diviser et réorganiser le dépôt original de 700 000 fichiers individuels en sept bibliothèques SharePoint différentes ? Qu'en est-il du coût de la formation du personnel pour s'habituer aux nouveaux emplacements SharePoint en ligne ?
Selon la documentation en ligne de SharePoint :
"Bien que SharePoint Online puisse stocker 30 millions de documents par bibliothèque, nous recommandons de ne synchroniser pas plus de 300 000 fichiers dans toutes les bibliothèques pour une performance optimale. De plus, les mêmes problèmes de performance peuvent survenir si vous avez 300 000 éléments ou plus dans toutes les bibliothèques que vous souhaitez synchroniser, même si vous ne synchronisez pas tous les éléments de ces bibliothèques..."
Mais d'après l'expérience, la performance commence à diminuer après 100 000 éléments. Et curieusement, ce nombre apparaît également dans la documentation de SharePoint dans d'autres contextes. Que ce soit 300 000 ou 100 000, le fait est que dans de nombreux environnements d'entreprise réels avec plus de fichiers, le client de synchronisation OneDrive rencontre de sérieux problèmes de performance, obligeant les utilisateurs à passer à l'interface Web.
Comparée à la limitation de synchronisation de OneDrive, la limite de 5000 éléments visibles dans une bibliothèque est encore plus stricte. Dès que vous dépassez 5 000 éléments dans une bibliothèque, elle devient presque inutilisable.
Cette limite est un autre problème courant lors de la migration des partages de fichiers vers SharePoint Online. Elle se manifeste généralement par un message d'erreur comme celui-ci :
"Le nom du fichier ou du dossier spécifié est trop long. Le chemin d'accès URL pour tous les fichiers et dossiers doit être de 400 caractères ou moins (et pas plus de 400 caractères pour n'importe quel nom de fichier ou de dossier unique dans l'URL). Veuillez taper un nom de fichier ou de dossier plus court."
La migration échouera pour tous les fichiers qui ne répondent pas à cette exigence. Et comme il s'agit de la limite supérieure pour l'URL relative contenant l'intégralité du chemin et du nom de la bibliothèque de documents, cela arrive bien trop souvent. Le résultat est une migration incomplète ou avortée.
Une autre limite, encore plus stricte que vous pourriez rencontrer, est la limite de 256 caractères sur votre PC Windows, lorsque les utilisateurs synchronisent les bibliothèques de documents SharePoint Online avec leurs PC. Le message d'erreur peut ressembler à ce qui suit :
"Le(s) nom(s) de fichier seraient trop longs pour le dossier de destination. Vous pouvez raccourcir le nom de fichier et réessayer, ou essayer un emplacement qui a un chemin plus court".
En plus de réorganiser les données des serveurs de fichiers dans différents silos dans différentes bibliothèques de documents, la réorganisation des autorisations est également un casse-tête majeur.
Les citations suivantes expliquent pourquoi certaines personnes pensent que SharePoint ne prend pas en charge la suppression de l'héritage des autorisations, tandis que d'autres soulignent qu'il le fait. C'est déroutant parce que le support existe, mais seulement pour des ensembles de données relativement petits. La documentation explique :
"Une liste peut contenir jusqu'à 30 millions d'éléments, et une bibliothèque peut contenir jusqu'à 30 millions de fichiers et de dossiers. Lorsqu'une liste, une bibliothèque ou un dossier contient plus de 100 000 éléments, vous ne pouvez pas rompre l'héritage des autorisations sur la liste, la bibliothèque ou le dossier. Vous ne pouvez pas non plus rétablir les autorisations sur celui-ci. Cependant, vous pouvez toujours rompre l'héritage sur les éléments individuels à l'intérieur de cette liste, bibliothèque ou dossier, jusqu'au nombre maximal d'autorisations uniques dans la liste ou la bibliothèque..."
Cela peut transformer la migration et la gestion des autorisations en un cauchemar de réorganisation des données pour éviter de remplacer manuellement l'héritage des autorisations pour les éléments de la liste, de la bibliothèque ou du dossier.
La stratégie de migration Lift-and-Shift consiste à créer un autre ensemble de machines virtuelles dans Azure, AWS ou un centre de données régional de co-localisation et à déplacer les données du serveur de fichiers local vers les machines virtuelles dans les centres de données. Une fois la migration des données terminée, le nom DNS pour le serveur de fichiers peut être rapidement basculé du serveur de fichiers local au serveur de fichiers dans le cloud. Dans ce type de procédure, le Lift-and-Shift est également connu sous le nom de rehébergement. C'est un moyen relativement rapide et économique de migrer des données du local vers le cloud, et le meilleur, c'est qu'il est compatible avec les versions antérieures après la redirection DNS.
La migration est facilitée lorsque l'Internet au bureau est rapide. Par conséquent, un VPN site-à-site entre le pare-feu du bureau et le réseau virtuel cloud agit comme une partie du réseau local.
Le serveur de fichiers hybride cloud représente un bon équilibre entre le serveur de fichiers local et le serveur de fichiers cloud, ainsi les employés du bureau local peuvent toujours utiliser le serveur de fichiers via un réseau local.
Pourquoi Triofox est-il utile lorsque SharePoint ne fonctionne pas ?
Avec la solution Triofox de Gladinet, la solution d'accès aux fichiers dans le cloud est interopérable avec les partages de réseau de serveurs de fichiers existants et offre des capacités de dossiers hors ligne. Elle comprend l'intégration avec l'Active Directory, le mappage de lecteurs cloud, le verrouillage global des fichiers et le contrôle des permissions NTFS. Ces intégrations natives font de la solution de partage de fichiers une extension du serveur de fichiers actuel plutôt qu'un autre silo de données qui détourne les données.
La cartographie de lecteur via le canal HTTPS vers le serveur de fichiers de l'entreprise est une fonctionnalité essentielle. Les employés sont habitués à un lecteur mappé, et aucune formation supplémentaire n'est nécessaire.
Les utilisateurs d'entreprise possèdent déjà des identités d'entreprise dans Active Directory et le service de fédération Active Directory associé ainsi que l'authentification unique SAML. Ils n'ont pas besoin d'un autre ensemble d'identifiants pour accéder à une solution de partage de fichiers.
La plupart des solutions de partage de fichiers proposent un verrouillage manuel des fichiers sous forme de "check-in" et de "check-out" des fichiers. Gladinet offre un verrouillage automatique des fichiers en détectant les demandes d'ouverture de fichiers. Lorsque Microsoft Word ouvre un fichier, le processus de verrouillage du fichier sera initié automatiquement et terminé automatiquement lorsque l'édition du fichier sera finie.
Enfin, l'intégration avec Active Directory et les permissions NTFS facilite la tâche des administrateurs système pour mettre en place le contrôle des permissions. Les fonctionnalités de permission font ressortir la solution Gladinet parmi ses pairs.
L'association de lecteurs est une fonctionnalité importante pour l'accès aux fichiers en ligne. Les utilisateurs finaux peuvent facilement glisser-déposer des fichiers et des dossiers depuis un lecteur mappé sur Internet. L'association de lecteurs aide également à gérer les références de fichiers externes.
Le verrouillage de fichier est une fonctionnalité importante pour l'accès aux fichiers en ligne et la collaboration en équipe afin d'éviter les conflits. Les utilisateurs finaux doivent contrôler l'accès concurrentiel global aux fichiers en ligne en utilisant le verrouillage de fichier pour maintenir la cohérence.
Des identités Active Directory aux permissions de fichiers NTFS et à la protection des dossiers, tout ce à quoi un employé est habitué reste comme si rien n'avait changé. Une approche d'interface utilisateur similaire et cohérente minimise la courbe d'apprentissage de l'utilisateur.
Rendez-le plus facile pour vos équipes de collaborer avec les clients avec succès :
Au lieu d'envoyer des fichiers en pièces jointes Outlook, les fichiers et dossiers peuvent être partagés sous forme de liens via Outlook.
Améliorez la performance des transferts de gros fichiers en envoyant uniquement les modifications effectuées au lieu de synchroniser le fichier entier.
Les fichiers et dossiers peuvent être transformés en liens web et accessibles depuis des navigateurs web ou tout client mobile.
Des liens Web peuvent être générés pour le téléversement basé sur un navigateur web afin de recevoir des fichiers et des dossiers.
Des politiques telles que des dates d'expiration et des permissions de lecture/écriture peuvent être attachées au partage de fichiers.
Le partage de fichiers peut être aussi simple qu'un clic droit sur un fichier depuis l'Explorateur Windows.
Les dossiers partagés disposent de fonctionnalités optionnelles de salle de données sécurisée pour activer des autorisations en lecture seule qui désactivent les téléchargements.
Définir différentes autorisations pour les dossiers à différents niveaux de la structure de répertoire.
Le domaine de l'email destinataire fait partie des paramètres de liste blanche qui contrôlent qui peut recevoir les invitations de partage de fichiers.
L'adresse IP de destination est un autre paramètre pour contrôler qui peut être le destinataire d'une action de partage de fichier.
S'intègre à Office365 pour tirer parti des fonctionnalités de co-édition intégrées.
Suivez les modifications et événements importants dans le système.
Un VPN traditionnel nécessite une connexion stable et active au pare-feu de l'entreprise pour fonctionner. Une perturbation de l'Internet ou une interruption de la connexion au pare-feu interrompt le travail des employés avec des fichiers non enregistrés. Avec l'édition hors ligne, les travailleurs à distance peuvent enregistrer et modifier des documents sans connexion active et enregistrer les fichiers de manière asynchrone sur un serveur de fichiers d'entreprise une fois la connexion rétablie.
Un fournisseur de pare-feu propose généralement un VPN sans fonctionnalité toujours active. Un VPN toujours actif nécessite davantage de composants d'infrastructure tels que des serveurs d'identité, des serveurs d'authentification, des systèmes d'exploitation clients compatibles, etc. Cependant, la plupart des applications cloud modernes sont toujours actives, permettant l'accès hors ligne aux fichiers et dossiers et stockant les fichiers sur un appareil local avant de les synchroniser avec les serveurs en ligne.
L'accès aux serveurs de fichiers est loin d'être performant, car lorsque le VPN est utilisé comme facilitateur, l'accès aux fichiers se fait via le protocole SMB/CIFS. Tout d'abord, le protocole SMB n'est pas un protocole de streaming de données avec de nombreuses requêtes et réponses. Si nous pouvons passer au streaming HTTP pour le transfert de fichiers, les performances s'amélioreront. Deuxièmement, le trafic de transfert de fichiers basé sur HTTP peut bénéficier d'un réseau de distribution de contenu mondial, donc HTTP est plus rapide pour le transfert intercontinental.