Kohtaatko rajoituksia siirtyessäsi tiedostopalvelimista SharePoint Onlineen?
Oletko turhautunut SharePointin ja OneDriven rajoituksiin?
Tiesitkö, että on olemassa muita tiedostopalvelimen siirtomenetelmiä näiden rajoitusten voittamiseksi?
Arkkitehtitoimisto Kööpenhaminassa, Tanskassa, on kolme toimipistettä Tanskassa ja Norjassa. Tiedostopalvelin on tällä hetkellä paikan päällä, ja siinä on 7TB dataa, mutta he haluavat päästä eroon tiedostopalvelimesta. Kolmen toimipisteen välillä ei ole virallisia kommunikaatiokanavia, joten pilviratkaisun käyttäminen kolmen toimipisteen yhdistämiseen on järkevää.
He kokeilivat SharePointia ja OneDrivea. Aluksi se oli hyvä, koska OneDriven Windows Explorer -integraatio tekee tiedostojen ja kansioiden käytöstä SharePointista helppoa. Myöhemmin he kuitenkin kohtasivat ongelmia AutoCAD-sovelluksen kanssa. Toinen ongelma liittyy tiedoston lukitukseen, toinen yksittäisen tiedoston ulkoisiin viitteisiin. Tämä ei ole SharePoint/OneDrive-ongelma, vaan pikemminkin sovellusten yhteensopivuusongelma CAD:n ja SharePointin välillä.
SharePointin tallennuskustannukset ovat toinen ongelma. Jos he olisivat laittaneet kaikki 7 TB tallennustilaa SharePointiin, se olisi maksanut noin 1400 dollaria kuukaudessa. Yritys haluaa, että vähemmän käytetyt tiedostot tallennetaan toiseen järjestelmään. He haluavat tallennusalustan/-ratkaisun, joka ratkaisee tiedoston lukitsemisen ja ulkoisten viitteiden ongelman tarjoten samalla tavan käyttää edullisempia tallennuspalveluita, kuten Amazon S3 ja Azure Blob Storage.
Museoiden suunnitteluun erikoistunut suunnittelutoimisto käyttää sekoitusta CAD-sovelluksista ja Adobe Creative Suite -ohjelmistosta. Käyttäjien joukossa on Mac-käyttäjiä. Macissa on tiettyjä merkkejä tiedostonimessä, joita SharePoint ei tue. Lisäksi Macin tiedostopolku voi olla paljon pidempi kuin 256 merkkiä tai nykyinen SharePointin rajoitus. Olet kokeillut SharePointia aikaisemmin, mutta se ei toiminut.
MSP auttaa paikallista asiakasta siirtämään paikallisen NAS:n SharePointiin ja kohtaa SharePointin rajoituksia.
Haluatko jakaa ja järjestellä uudelleen alkuperäisen 700 000 yksittäisen tiedoston tietovaraston seitsemään eri SharePoint-kirjastoon? Entä henkilöstön uudelleenkoulutuksen kustannukset, jotta he tottuvat uusiin SharePoint Online -sijainteihin?
SharePoint Online -dokumentaation mukaan:
"Vaikka SharePoint Online voi säilyttää 30 miljoonaa asiakirjaa kirjastoa kohden, suosittelemme, että synkronoit enintään 300 000 tiedostoa kaikissa asiakirjakirjastoissa optimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Samat suorituskykyongelmat voivat ilmetä, jos haluat synkronoida 300 000 kohdetta tai enemmän kaikissa kirjastoissa, vaikka et synkronoisikaan kaikkia kohteita noissa kirjastoissa..."
Kokemuksesta kuitenkin suorituskyky alkaa heiketä 100 000 kohteen jälkeen. Ja kummallista kyllä, tuo luku esiintyy SharePoint-dokumentaatiossa myös muissa yhteyksissä. Olipa kyseessä 300 000 tai 100 000, loppujen lopuksi monissa todellisissa yritysympäristöissä, joissa on enemmän tiedostoja, OneDrive-synkronointiasiakkaalla on vakavia suorituskykyongelmia, mikä pakottaa käyttäjät vaihtamaan verkkokäyttöliittymään.
OneDrive-synkronoinnin rajoitukseen verrattuna 5000 näkymäkohteen rajoitus kirjastossa on vielä tiukempi. Heti kun ylität 5 000 kohdetta kirjastossa, siitä tulee lähes käyttökelvoton.
Tämä rajoitus on toinen yleinen ongelma siirrettäessä tiedostojakoja SharePoint Onlineen. Se ilmenee yleensä virheilmoituksena, joka näyttää tältä:
"Määritetty tiedosto- tai kansionimi on liian pitkä. Kaikkien tiedostojen ja kansioiden URL-polun on oltava enintään 400 merkkiä pitkä (eikä yksittäisen tiedoston tai kansion nimi URL:ssä saa olla yli 400 merkkiä). Ole hyvä ja kirjoita lyhyempi tiedosto- tai kansionimi."
Siirto epäonnistuu kaikille tiedostoille, jotka eivät täytä tätä vaatimusta. Ja koska tämä on suhteellisen URL-osoitteen yläraja, joka sisältää koko polun ja asiakirjakirjaston nimen, tämä tapahtuu aivan liian usein. Tuloksena on kesken jäänyt tai keskeytynyt siirto.
Toinen, vielä tiukempi rajoitus, jonka saatat kohdata, on 256 merkin rajoitus Windows PC:lläsi, kun käyttäjät synkronoivat SharePoint Online -asiakirjakirjastojaan PC:nsä kanssa. Virheilmoitus saattaa näyttää seuraavalta:
"Tiedostonimi(t) olisivat liian pitkiä kohdekansiolle. Voit lyhentää tiedostonimeä ja yrittää uudelleen, tai kokeilla sijaintia, jolla on lyhyempi polku".
Tiedostopalvelimen tietojen uudelleenjärjestely eri siloihin eri dokumenttikirjastoissa on yksi suuri päänsärky, mutta myös oikeuksien uudelleenjärjestely on merkittävä ongelma.
Seuraavat lainaukset selittävät, miksi jotkut ihmiset uskovat, että SharePoint ei tue oikeuksien periytymisen poistamista, kun taas toiset huomauttavat, että se tukee. Se on hämmentävää, koska tuki on olemassa, mutta vain suhteellisen pienille tietomäärille. Dokumentaatio selittää:
"Luettelossa voi olla jopa 30 miljoonaa kohdetta, ja kirjastossa voi olla jopa 30 miljoonaa tiedostoa ja kansiota. Kun luettelossa, kirjastossa tai kansiossa on yli 100 000 kohdetta, et voi rikkoa oikeuksien periytymistä luettelossa, kirjastossa tai kansiossa. Et voi myöskään palauttaa oikeuksien periytymistä. Voit kuitenkin edelleen rikkoa periytymisen yksittäisissä kohteissa kyseisessä luettelossa, kirjastossa tai kansiossa, aina luettelon tai kirjaston ainutlaatuisten oikeuksien enimmäismäärään asti..."
Tämä voi muuttaa oikeuksien siirron ja hallinnan tietojen uudelleenjärjestelyksi painajaiseksi, jotta vältetään oikeuksien periytymisen manuaalinen ohittaminen luettelon, kirjaston tai kansion kohteissa.
Lift-and-Shift on migraatiostrategia, joka luo toisen joukon virtuaalikoneita Azureen, AWS:ään tai alueelliseen yhteistyökumppanin datakeskukseen ja siirtää tiedot paikalliselta tiedostopalvelimelta virtuaalikoneille datakeskuksissa. Kun tietojen siirto on valmis, tiedostopalvelimen DNS-nimi voidaan nopeasti vaihtaa paikalliselta tiedostopalvelimelta pilvessä olevaan tiedostopalvelimeen. Tässä menettelyssä Lift-and-Shift tunnetaan myös uudelleensijoittamisena. Se on suhteellisen nopea ja kustannustehokas tapa siirtää tietoja paikallisilta palvelimilta pilveen, ja parasta on, että se on taaksepäin yhteensopiva DNS-uudelleenohjauksen jälkeen.
Lift-and-shift on helpompaa, kun toimiston Internet-yhteys on nopea. Siksi toimiston palomuurin ja pilven virtuaaliverkon välinen sivustojen välinen VPN toimii kuin osa paikallista verkkoa.
Hybridi pilvitiedostopalvelin on hyvä tasapaino paikallisen tiedostopalvelimen ja pilvitiedostopalvelimen välillä, joten paikallisen toimiston työntekijät voivat edelleen käyttää tiedostopalvelinta paikallisverkon kautta.
Miksi Triofox auttaa, kun SharePoint ei toimi?
Gladinet Triofox -ratkaisun avulla pilvitiedostojen käyttöratkaisu on yhteensopiva olemassa olevien tiedostopalvelimen verkkolevyjen kanssa ja tarjoaa offline-kansioiden ominaisuuksia. Se sisältää integraation Active Directoryyn, pilviaseman kartoituksen, globaalin tiedoston lukituksen ja NTFS-käyttöoikeuksien hallinnan. Nämä natiivit integraatiot tekevät tiedostonjakoratkaisusta nykyisen tiedostopalvelimen laajennuksen, eikä toista tietosilota, joka vie tiedot pois.
HTTPS-kanavan kautta yrityksen tiedostopalvelimeen mapattu asema on tärkeä ominaisuus. Työntekijät ovat tuttuja mapatun aseman kanssa, eikä lisäkoulutusta tarvita.
Yrityskäyttäjillä on jo yritystunnisteet Active Directoryssa ja siihen liittyvässä Active Directory -federointipalvelussa sekä SAML-yksittäiskirjautumisessa. He eivät tarvitse vielä yhtä tunnistetietojen joukkoa päästäkseen käyttämään tiedostonjakoratkaisua.
Useimmat tiedostonjakoratkaisut tarjoavat manuaalista tiedoston lukitusta muodossa 'tiedoston sisäänkirjaus' ja 'uloskirjaus'. Gladinet tarjoaa automaattisen tiedoston lukituksen havaitsemalla tiedoston avaamispyynnöt. Kun Microsoft Word avaa tiedoston, tiedoston lukitusprosessi käynnistyy automaattisesti ja päättyy automaattisesti, kun tiedoston muokkaus päättyy.
Lopulta Active Directoryn ja NTFS-oikeuksien integrointi helpottaa järjestelmänvalvojien oikeuksien hallintaa. Oikeuksien hallinnan ominaisuudet erottavat Gladinetin ratkaisun sen kilpailijoista.
Aseman määrittäminen on tärkeä ominaisuus tiedostojen käyttämiseen verkossa. Loppukäyttäjät voivat helposti raahata ja pudottaa tiedostoja ja kansioita määritetyn aseman kautta Internetissä. Aseman määrittäminen auttaa myös hallitsemaan ulkoisia tiedostoviitteitä.
Tiedoston lukitus on tärkeä ominaisuus verkossa tapahtuvaan tiedostojen käyttöön ja tiimityöskentelyyn ristiriitojen välttämiseksi. Loppukäyttäjien on voitava hallita globaalia samanaikaista tiedostojen käyttöä tiedoston lukituksen avulla, jotta yhtenäisyys säilyy.
Aktiivihakemiston identiteeteistä NTFS-tiedostojen oikeuksiin ja kansioiden suojaamiseen, kaikki asiat, joihin työntekijä on tottunut, pysyvät kuin mikään ei olisi muuttunut. Samankaltainen ja johdonmukainen käyttöliittymän lähestymistapa vähentää käyttäjän oppimiskäyrää.
Helpottakaa tiimienne yhteistyötä asiakkaiden kanssa menestyksekkäästi:
Outlook-liitteiden sijaan tiedostoja ja kansioita voidaan jakaa linkkeinä Outlookin kautta.
Paranna suurten tiedostojen siirron suorituskykyä lähettämällä vain tehdyt muutokset sen sijaan, että synkronoisit koko tiedoston.
Tiedostot ja kansiot voidaan muuttaa verkkolinkiksi ja niihin pääsee käsiksi verkkoselaimen tai minkä tahansa mobiililaitteen kautta.
Verkkolinkkejä voidaan luoda selainpohjaiseen lataukseen tiedostojen ja kansioiden vastaanottamiseksi.
Tiedostonjakoon voidaan liittää käytäntöjä, kuten vanhentumispäivämäärät ja luku/kirjoitusoikeudet.
Tiedostojen jakaminen voi olla yhtä helppoa kuin tiedoston oikealla painikkeella napsauttaminen Windowsin Resurssienhallinnassa.
Jaetut kansiot sisältävät valinnaisia turvallisen datan huoneen ominaisuuksia, jotka mahdollistavat vain katseluoikeudet ja estävät tiedostojen lataamisen.
Määritä erilaiset käyttöoikeudet kansioille eri tasoilla hakemistorakenteessa.
Kohde-sähköpostin verkkotunnus on yksi valkoisen listan parametreista, jotka määrittävät, kuka voi vastaanottaa kutsuja tiedostonjakoon.
Kohde-IP-osoite on toinen parametri, joka määrittää, kuka voi olla vastaanottaja tiedostonjakotoiminnossa.
Integroituu Office365:een hyödyntäen sisäänrakennettuja yhteismuokkausominaisuuksia.
Seuraa tärkeitä muutoksia ja tapahtumia järjestelmässä.
Perinteinen VPN vaatii vakaan ja aktiivisen yhteyden yrityksen palomuuriin toimiakseen. Internetin katkeaminen tai yhteyden keskeytyminen palomuuriin keskeyttää työntekijöiden työn tallentamattomien tiedostojen kanssa. Offline-muokkauksen avulla etätyöntekijät voivat tallentaa ja muokata asiakirjoja ilman aktiivista yhteyttä ja tallentaa tiedostot asynkronisesti yrityksen tiedostopalvelimelle, kun yhteys palautuu.
Palomuuritoimittaja tarjoaa yleensä VPN:n ilman aina päällä -ominaisuutta. Aina päällä oleva VPN vaatii lisää infrastruktuurikomponentteja, kuten identiteettipalvelimia, todennuspalvelimia, yhteensopivia asiakaskäyttöjärjestelmiä jne. Kuitenkin useimmat nykyaikaiset pilvisovellukset ovat aina päällä, mahdollistaen tiedostojen ja kansioiden offline-käytön sekä tiedostojen tallentamisen paikalliselle laitteelle ennen niiden synkronoimista online-palvelimien kanssa.
Tiedostopalvelimille pääsy ei ole juurikaan suorituskykyistä, koska kun VPN toimii mahdollistajana, tiedostojen käyttö tapahtuu SMB/CIFS-protokollan kautta. Ensinnäkin SMB-protokolla ei ole datan suoratoistoprotokolla, jossa on paljon pyyntöjä ja vastauksia. Jos voimme vaihtaa HTTP-suoratoistoon tiedostonsiirtoa varten, suorituskyky paranee. Toiseksi, HTTP-pohjainen tiedostonsiirtoliikenne voi hyödyntää maailmanlaajuista sisällönjakeluverkkoa, joten HTTP on nopeampi mannertenvälisessä siirrossa.