¿Te encuentras con limitaciones al migrar de servidores de archivos a SharePoint Online?
¿Te frustran las limitaciones de SharePoint y OneDrive?
¿Sabes que existen otras estrategias de migración de servidores de archivos para superar estas limitaciones?
Una firma arquitectónica en Copenhague, Dinamarca, tiene 3 ubicaciones en Dinamarca y Noruega. El servidor de archivos está actualmente en el sitio con 7TB de datos, pero quieren deshacerse del servidor de archivos. No hay canales de comunicación oficiales entre los 3 sitios, por lo que usar una solución en la nube para unificar los 3 sitios tiene sentido.
Experimentaron con SharePoint y OneDrive. Al principio fue bueno porque la integración de OneDrive con el Explorador de Windows facilita el acceso a archivos y carpetas desde SharePoint. Sin embargo, más tarde, se encontraron con problemas con la aplicación AutoCAD. Un problema está relacionado con el bloqueo de archivos, el otro con referencias externas dentro de un único archivo. Este no es un problema de SharePoint/OneDrive, sino más bien un problema de compatibilidad de aplicaciones entre CAD y SharePoint.
Los costos de almacenamiento de SharePoint son otro problema. Si hubieran puesto los 7 TB de almacenamiento en SharePoint, habría costado alrededor de $1400/mes. La empresa quiere que los archivos menos utilizados se almacenen en otro sistema. Quieren una plataforma/solución de almacenamiento que resuelva el problema de bloqueo de archivos y de referencias externas, al mismo tiempo que proporcione una manera de usar servicios de almacenamiento de menor costo como Amazon S3 y Azure Blob Storage.
Una firma de diseño especializada en diseño de museos utiliza una combinación de aplicaciones CAD y Adobe Creative Suite. Hay usuarios de Mac. Mac tiene ciertos caracteres en el nombre del archivo que SharePoint no admite. Además, la ruta del archivo de Mac podría ser mucho más larga que 256 o la limitación actual de SharePoint. Has probado SharePoint en el pasado, pero no funcionó.
Un MSP está ayudando a un cliente local a migrar un NAS local a SharePoint y se encuentra con limitaciones de SharePoint.
¿Desea dividir y reorganizar el repositorio original de 700,000 archivos individuales en siete diferentes bibliotecas de SharePoint? ¿Qué hay de los costos de reentrenar al personal para que se acostumbre a las nuevas ubicaciones de SharePoint en línea?
De acuerdo con la documentación de SharePoint Online:
"Aunque SharePoint Online puede almacenar 30 millones de documentos por biblioteca, recomendamos sincronizar no más de 300,000 archivos en todas las bibliotecas de documentos para un rendimiento óptimo. Además, los mismos problemas de rendimiento pueden ocurrir si tiene 300,000 elementos o más en todas las bibliotecas que desea sincronizar, incluso si no sincroniza todos los elementos en esas bibliotecas..."
Pero por experiencia, el rendimiento comienza a disminuir después de 100,000 elementos. Y curiosamente, ese número aparece en la documentación de SharePoint en otros contextos también. Ya sea 300,000 o 100,000, la conclusión es que en muchos entornos empresariales del mundo real con más archivos, el cliente de sincronización de OneDrive tiene problemas serios de rendimiento, obligando a los usuarios a cambiar a la interfaz web.
En comparación con la limitación de sincronización de OneDrive, el límite de 5000 elementos en una vista de biblioteca es aún más estricto. En el momento en que excede los 5,000 elementos en una biblioteca, se vuelve casi inutilizable.
Este límite es otro problema común al migrar archivos compartidos a SharePoint Online. Normalmente se manifiesta en un mensaje de error como este:
"El nombre del archivo o carpeta especificado es demasiado largo. La ruta URL para todos los archivos y carpetas debe ser de 400 caracteres o menos (y no más de 400 caracteres para cualquier nombre de archivo o carpeta individual en la URL). Por favor, escriba un nombre de archivo o carpeta más corto."
La migración fallará para cualquier archivo que no cumpla con este requisito. Y dado que este es el límite superior para la URL relativa que contiene la ruta completa y el nombre de la biblioteca de documentos, esto sucede con demasiada frecuencia. El resultado es una migración incompleta o abortada.
Otro límite aún más estricto con el que puede encontrarse es el límite de 256 caracteres en su PC con Windows, cuando los usuarios sincronizan las bibliotecas de documentos de SharePoint Online con sus PCs. El mensaje de error puede parecerse al siguiente:
"El nombre del archivo(s) sería demasiado largo para la carpeta de destino. Puede acortar el nombre del archivo e intentarlo de nuevo, o probar una ubicación que tenga una ruta más corta".
Además de reorganizar los datos del servidor de archivos en diferentes silos en diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar los permisos también es un gran dolor de cabeza.
Las siguientes citas explican por qué algunas personas creen que SharePoint no admite la eliminación de la herencia de permisos, mientras que otras señalan que sí lo hace. Es confuso porque el soporte está ahí, pero solo para conjuntos de datos relativamente pequeños. La documentación explica:
"Una lista puede tener hasta 30 millones de elementos, y una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas. Cuando una lista, biblioteca o carpeta contiene más de 100,000 elementos, no puedes romper la herencia de permisos en la lista, biblioteca o carpeta. Tampoco puedes volver a heredar permisos en ella. Sin embargo, aún puedes romper la herencia en los elementos individuales dentro de esa lista, biblioteca o carpeta, hasta el número máximo de permisos únicos en la lista o biblioteca..."
Esto puede convertir la migración y gestión de permisos en una pesadilla de reorganización de datos para evitar anular manualmente la herencia de permisos para los elementos en la lista, biblioteca o carpeta.
Lift-and-Shift es una estrategia de migración que crea otro conjunto de máquinas virtuales en Azure, AWS o un centro de datos de co-locación regional y traslada los datos del servidor de archivos local a las máquinas virtuales en los centros de datos. Una vez que se completa la migración de datos, el nombre DNS para el servidor de archivos se puede cambiar rápidamente del servidor de archivos local al servidor de archivos en la nube. En este tipo de procedimiento, lift-and-shift también se conoce como rehosting. Es una forma relativamente rápida y económica de migrar datos de las instalaciones locales a la nube, y la mejor parte es que es compatible con versiones anteriores después de la redirección DNS.
La migración es más fácil cuando el Internet en la oficina es rápido. Por lo tanto, una VPN de sitio a sitio entre el firewall de la oficina y la red virtual en la nube actúa como parte de la red local.
El servidor de archivos híbrido en la nube es un buen equilibrio entre el servidor de archivos local y el servidor de archivos en la nube, de modo que los empleados en la oficina local todavía pueden usar el servidor de archivos a través de una red local.
¿Por qué Triofox ayuda cuando SharePoint no funciona?
Con la solución Triofox de Gladinet, la solución de acceso a archivos en la nube es interoperable con las actuales comparticiones de red del servidor de archivos y proporciona capacidades de carpetas sin conexión. Incluye integración con Active Directory, mapeo de unidades en la nube, bloqueo global de archivos y control de permisos NTFS. Estas integraciones nativas hacen que la solución de compartición de archivos sea una extensión del servidor de archivos actual en lugar de otro silo de datos que se lleva los datos.
El mapeo de unidad a través del canal HTTPS al servidor de archivos corporativo es una característica crucial. Los empleados están familiarizados con una unidad mapeada y no se requiere entrenamiento adicional.
Los usuarios corporativos ya tienen identidades corporativas en Active Directory y el correspondiente servicio de federación de Active Directory y el inicio de sesión único SAML. No necesitan otro conjunto de credenciales para acceder a una solución de compartición de archivos.
La mayoría de las soluciones para compartir archivos ofrecen bloqueo manual de archivos en formas de "registro de entrada" y "registro de salida". Gladinet proporciona bloqueo automático de archivos detectando solicitudes de apertura de archivos. Cuando Microsoft Word abre un archivo, el proceso de bloqueo de archivo se iniciará automáticamente y se finalizará automáticamente cuando termine la edición del archivo.
Finalmente, la integración con Active Directory y los permisos NTFS facilita a los administradores de sistemas establecer el control de permisos. Las características de permisos hacen que la solución de Gladinet se destaque entre sus competidores.
El mapeo de unidades es una característica importante para el acceso a archivos en línea. Los usuarios finales pueden arrastrar y soltar fácilmente archivos y carpetas desde una unidad mapeada a través de Internet. El mapeo de unidades también ayuda a gestionar referencias externas de archivos.
El bloqueo de archivos es una característica importante para el acceso a archivos en línea y la colaboración en equipo para evitar conflictos. Los usuarios finales necesitan controlar el acceso concurrente global a archivos en línea mediante el uso de bloqueo de archivos para mantener la consistencia.
Desde las identidades de Active Directory hasta los permisos de archivos NTFS y la protección de carpetas, todo lo que un empleado conoce permanece como si nada hubiera cambiado. Un enfoque de interfaz de usuario similar y consistente minimiza la curva de aprendizaje del usuario.
Facilita la colaboración de tus equipos con los clientes de manera exitosa:
En lugar de enviar archivos como adjuntos de Outlook, los archivos y carpetas pueden compartirse como enlaces a través de Outlook.
Mejore el rendimiento de las transferencias de archivos grandes enviando solo los cambios realizados en lugar de sincronizar el archivo completo.
Los archivos y carpetas se pueden convertir en enlaces web y acceder desde navegadores web o cualquier cliente móvil.
Se pueden generar enlaces web para la carga basada en navegador web para recibir archivos y carpetas.
Se pueden adjuntar políticas como fechas de vencimiento y permisos de lectura/escritura al compartir archivos.
Compartir archivos puede ser tan fácil como hacer clic derecho en un archivo desde el Explorador de Windows.
Las carpetas compartidas tienen características opcionales de sala de datos segura para habilitar permisos de solo visualización que desactivan las descargas.
Definir diferentes permisos para carpetas en diferentes niveles de la estructura de directorios.
El dominio de correo electrónico de destino es uno de los parámetros de la lista blanca que controla quién puede recibir invitaciones para compartir archivos.
La dirección IP de destino es otro parámetro para controlar quién puede ser el receptor de una acción de compartir archivos.
Se integra con Office365 para aprovechar las funciones de coedición incorporadas.
Mantenga un registro de los cambios importantes y eventos en el sistema.
Un VPN tradicional requiere una conexión estable y activa con el cortafuegos corporativo para funcionar. Una interrupción en Internet o una conexión interrumpida con el cortafuegos interrumpe el trabajo de los empleados con archivos no guardados. Con la edición sin conexión, los trabajadores remotos pueden guardar y editar documentos sin una conexión activa y guardar los archivos de forma asincrónica en un servidor de archivos corporativo una vez que se restablezca la conexión.
Un proveedor de firewall típicamente ofrece VPN sin una característica de siempre activo. Una VPN siempre activa requiere más componentes de infraestructura como servidores de identidad, servidores de autenticación, sistemas operativos de clientes compatibles, etc. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones modernas en la nube están siempre activas, permitiendo el acceso sin conexión a archivos y carpetas y almacenando archivos en un dispositivo local antes de sincronizarlos con servidores en línea.
Acceder a los servidores de archivos difícilmente es de alto rendimiento, porque cuando una VPN actúa como facilitador, el acceso a archivos se realiza a través del protocolo SMB/CIFS. En primer lugar, el protocolo SMB no es un protocolo de transmisión de datos con muchas solicitudes y respuestas. Si pudiéramos cambiar a transmisión HTTP para la transferencia de archivos, el rendimiento mejoraría. En segundo lugar, el tráfico de transferencia de archivos basado en HTTP puede aprovechar una red de entrega de contenidos global, por lo que HTTP es más rápido para transferencias entre continentes.