¿Se sobrescriben mutuamente los cambios cuando modifican dibujos CAD en SharePoint?
¿Se rompen las referencias externas del archivo de vez en cuando?
¿Han reestructurado la estructura de su proyecto para hacer espacio en SharePoint o OneDrive?
¡Hay una mejor manera de resolver estos problemas!
Una empresa de ingeniería ha estado utilizando SharePoint durante más de tres años. El servicio de SharePoint formaba parte de su suscripción a Office 365 y al principio se utilizaba principalmente para Microsoft Teams y documentos de Office. Recientemente, comenzaron a mover algunos archivos CAD a SharePoint y se encontraron con dos problemas.
1. El Problema de Bloqueo de Archivos - no se trata específicamente de la necesidad de cambiar el archivo de manera secuencial, sino más bien del problema de sincronización y bloqueo de archivo que corrompe los archivos. Puedes pensar en el dibujo CAD como un conjunto de archivos agrupados junto con un archivo de bloqueo. Por lo tanto, sin bloqueo de archivo, no es una actualización atómica.
2. Referencia Externa (XREF) - Dado que utilizan los archivos desde máquinas Windows, hay una carpeta de OneDrive. Pero con la carpeta de OneDrive, cualquier persona que actualice el archivo cambia la referencia externa a "C:\users\joe-or-john\OneDrive" por lo que la ruta no es la misma en todas las máquinas.
Otra historia involucra a una empresa de construcción que no utiliza OneDrive o SharePoint de Office 365 porque la estructura de permisos es muy importante para ellos. Dado que la empresa se dedica a la instalación eléctrica y hay muchas carpetas de proyectos, se han establecido estructuras de permisos para los diversos proyectos. La sincronización de las carpetas de OneDrive rompe la permisología.
A continuación se presentan las tres áreas problemáticas más comúnmente citadas al usar AutoCAD con una solución de almacenamiento en la nube como SharePoint, OneDrive, Google Drive o Dropbox. Lo ideal sería contar con una solución de almacenamiento en la nube que pudiera resolver estos tres problemas.
Puede pensar en el dibujo CAD como un montón de archivos agrupados junto con un archivo de bloqueo. Por lo tanto, sin el bloqueo de archivos, no es una actualización atómica. Además, el bloqueo de archivos a veces toma la forma de un archivo de bloqueo específico cuando se sincroniza con otros ordenadores, lo que puede causar problemas.
Los dibujos de CAD y los archivos de Adobe InDesign tienen referencias externas a otros materiales de apoyo en forma de archivos. Algunas referencias externas y archivos de enlace tienen un nombre de archivo absoluto que comienza con una letra de unidad seguida de una ruta de archivo. Cuando la letra de la unidad o la ruta del archivo cambian, las referencias se rompen.
En un sistema de archivos basado en Active Directory de Windows, los archivos y carpetas están protegidos por permisos NTFS. Cuando los archivos y carpetas se migran de los servidores de archivos a servicios de almacenamiento en la nube, ya no hay permisos NTFS para los archivos y carpetas.
Muchas soluciones de almacenamiento en la nube utilizan la sincronización de archivos de igual a igual que hizo famoso a Dropbox. Por ejemplo, hay una carpeta 'Dropbox' donde los usuarios pueden colocar archivos, y cualquier archivo que se coloque en la carpeta de Dropbox se sincroniza con las carpetas de Dropbox en otros ordenadores. Este modo de archivo también es el mismo para SharePoint y OneDrive. SharePoint y OneDrive se encuentran en el panel de Favoritos del Explorador de Windows. Los cambios en los archivos de SharePoint y OneDrive se sincronizan primero con el servicio en la nube de SharePoint y luego se transfieren a los ordenadores de otros usuarios.
Debido a que este modo de operación de archivos es diferente al uso compartido de red de servidores de archivos tradicionales, el bloqueo de archivos, las referencias externas y los permisos de carpetas no son los mismos que antes.
La fuente de estos problemas es la sincronización de archivos entre pares: SharePoint, OneDrive y Dropbox comparten este diseño de sincronización de archivos con las computadoras de los usuarios. Google Drive tiene la aplicación de mapeo de unidades de escritorio File Stream, que no es exactamente sincronización de archivos entre pares. Sin embargo, Google Drive tampoco proporciona el control de permisos NTFS original para archivos y carpetas.
Para resolver el problema, necesitamos mover archivos y carpetas de vuelta a los servidores de archivos para que sea posible realizar el bloqueo de archivos y los permisos de carpetas y usar una unidad mapeada para satisfacer referencias externas en un archivo. Al mismo tiempo, también podemos brindar funcionalidad similar a SharePoint o OneDrive a un servidor de archivos de Windows.
Lift-and-Shift es una estrategia de migración que crea otro conjunto de máquinas virtuales en Azure, AWS o un centro de datos de co-locación regional y traslada los datos del servidor de archivos local a las máquinas virtuales en los centros de datos. Una vez que se completa la migración de datos, el nombre DNS para el servidor de archivos se puede cambiar rápidamente del servidor de archivos local al servidor de archivos en la nube. En este tipo de procedimiento, lift-and-shift también se conoce como rehosting. Es una forma relativamente rápida y económica de migrar datos de las instalaciones locales a la nube, y la mejor parte es que es compatible con versiones anteriores después de la redirección DNS.
La migración es más fácil cuando el Internet en la oficina es rápido. Por lo tanto, una VPN de sitio a sitio entre el firewall de la oficina y la red virtual en la nube actúa como parte de la red local.
El servidor de archivos híbrido en la nube es un buen equilibrio entre el servidor de archivos local y el servidor de archivos en la nube, de modo que los empleados en la oficina local todavía pueden usar el servidor de archivos a través de una red local.
¿Por qué Triofox ayuda cuando SharePoint no funciona?
Con Gladinet Triofox, la solución de acceso a archivos en la nube es interoperable con las actuales comparticiones de red del servidor de archivos y proporciona capacidades de carpetas sin conexión. Incluye integración con Active Directory, mapeo de unidades en la nube, bloqueo global de archivos y control de permisos NTFS. Estas integraciones nativas hacen que la solución de compartición de archivos sea una extensión del servidor de archivos actual en lugar de otro silo de datos que se lleva los datos.
El mapeo de unidad a través del canal HTTPS al servidor de archivos corporativo es una característica crucial. Los empleados están familiarizados con una unidad mapeada y no se requiere entrenamiento adicional.
Los usuarios corporativos ya tienen identidades corporativas en Active Directory y el correspondiente servicio de federación de Active Directory y el inicio de sesión único SAML. No necesitan otro conjunto de credenciales para acceder a una solución de compartición de archivos.
La mayoría de las soluciones para compartir archivos ofrecen bloqueo manual de archivos en formas de "registro de entrada" y "registro de salida". Gladinet proporciona bloqueo automático de archivos detectando solicitudes de apertura de archivos. Cuando Microsoft Word abre un archivo, el proceso de bloqueo de archivo se iniciará automáticamente y se finalizará automáticamente cuando termine la edición del archivo.
Finalmente, la integración con Active Directory y los permisos NTFS facilita a los administradores de sistemas establecer el control de permisos. Las características de permisos hacen que la solución de Gladinet se destaque entre sus competidores.
Un VPN tradicional requiere una conexión estable y activa con el cortafuegos corporativo para funcionar. Una interrupción en Internet o una conexión interrumpida con el cortafuegos interrumpe el trabajo de los empleados con archivos no guardados. Con la edición sin conexión, los trabajadores remotos pueden guardar y editar documentos sin una conexión activa y guardar los archivos de forma asincrónica en un servidor de archivos corporativo una vez que se restablezca la conexión.
Un proveedor de firewall típicamente ofrece VPN sin una característica de siempre activo. Una VPN siempre activa requiere más componentes de infraestructura como servidores de identidad, servidores de autenticación, sistemas operativos de clientes compatibles, etc. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones modernas en la nube están siempre activas, permitiendo el acceso sin conexión a archivos y carpetas y almacenando archivos en un dispositivo local antes de sincronizarlos con servidores en línea.
Acceder a los servidores de archivos difícilmente es de alto rendimiento, porque cuando una VPN actúa como facilitador, el acceso a archivos se realiza a través del protocolo SMB/CIFS. En primer lugar, el protocolo SMB no es un protocolo de transmisión de datos con muchas solicitudes y respuestas. Si pudiéramos cambiar a transmisión HTTP para la transferencia de archivos, el rendimiento mejoraría. En segundo lugar, el tráfico de transferencia de archivos basado en HTTP puede aprovechar una red de entrega de contenidos global, por lo que HTTP es más rápido para transferencias entre continentes.
Acceso remoto a recursos compartidos de archivos a través de una letra de unidad en Windows y un volumen montado en Mac.
Minimice el consumo de almacenamiento y ancho de banda sincronizando y almacenando en caché automáticamente solo los archivos que necesita.
Cifre los cachés de agentes remotos o revoque los privilegios de acceso de agentes remotos desde una consola de administración central.
Acceda a archivos y carpetas compartidos en modo fuera de línea, desconectado de Internet, y sincronícelos cuando vuelva a estar en línea.
Defina diferentes permisos para carpetas en distintos niveles de la estructura de directorios o herede directamente de los permisos NTFS.
Triofox puede reflejar un servidor de archivos local en almacenamiento en la nube para una configuración de servidor en la nube híbrida.
Puede definir los derechos de usuario para compartir carpetas desde usuarios internos del Directorio Activo a clientes y socios externos.
Triofox añade control de versiones y protección de archivos desde el almacenamiento en la nube al servidor de archivos local.
Triofox extiende un servidor de archivos con un conjunto de características similares a las de SharePoint, incluyendo acceso basado en la web y compartición de archivos. Al mismo tiempo, preserva el bloqueo de archivos del servidor, la integración con el directorio activo y los controles de permisos. Esta combinación resuelve el problema del bloqueo de archivos, las referencias externas y los permisos de carpetas.
Las empresas se encuentran con la necesidad de comprar nuevos servidores de archivos cada pocos años. Estos gastos de capital pueden eliminarse migrando los recursos compartidos de archivos a la nube con Triofox. Los usuarios pueden continuar trabajando en los recursos compartidos de archivos existentes sin interrupciones y el servidor de archivos puede retirarse una vez completada la migración.
Simplifique el acceso remoto y la compartición de archivos con interfaces familiares en cualquier computadora o dispositivo. Los escritorios de Windows y Mac muestran unidades mapeadas de forma nativa en el Explorador y Finder. Esa misma experiencia se presenta en dispositivos iOS y Android como iPads, iPhones y Pixels, o se puede ver desde navegadores web populares como Chrome, Firefox e Internet Explorer.
Colabore fácilmente con socios comerciales proporcionándoles acceso a un conjunto limitado de archivos o carpetas internas. Comparta archivos con usuarios que no pertenecen a AD manteniendo controles administrativos. Simplifique la colaboración entre múltiples sitios con controles automáticos de versiones y bloqueo de archivos.
Elimine la sobrecarga y los tickets de soporte comúnmente asociados con el uso compartido de archivos VPN, Always On VPN o Direct Access. Utilice automáticamente los usuarios y permisos existentes para ahorrar tiempo y dinero en la configuración. La unidad de nube mapeada está siempre activa sin las conexiones VPN.
Elimine la necesidad de gestionar servidores localmente retirándolos a la nube. Administre centralmente los usuarios, los controles de acceso y el almacenamiento para cada inquilino. Haga un seguimiento fácil de dónde están los datos, quién tiene acceso y cómo se comparten.
Para un control y visibilidad completos, los permisos granulares se pueden gestionar desde el servidor de archivos que fue su origen, o de forma nativa con Triofox. Si el servidor de archivos se retira, Triofox se convierte en el nuevo maestro de permisos.
Gestione de manera centralizada los usuarios, controles de acceso y almacenamiento para cada inquilino. Mantenga un seguimiento fácil de dónde están los datos, quién tiene acceso y cómo se están compartiendo. Los administradores pueden realizar auditorías de cumplimiento de GDPR y HIPAA o llevar un registro de cualquier cambio que se haya realizado en archivos individuales.
Proporcione una unidad mapeada siempre activa que funcione en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, y que permita a los usuarios móviles acceder fácilmente a las comparticiones de archivos internos o a los servidores de archivos en la nube. Los usuarios ya están familiarizados con la unidad mapeada y no se requiere entrenamiento adicional.
La protección de datos incluye encriptación de grado militar, conexiones seguras y más. Utiliza automáticamente los usuarios y permisos existentes para ahorrar tiempo y dinero en la configuración.
La tecnología de unidad mapeada en la nube aprovecha la caché local y la descarga bajo demanda para reducir el uso de ancho de banda y el consumo de almacenamiento en el dispositivo final. La tecnología de unidad mapeada en la nube funciona con una laptop con una pequeña unidad SSD local.
Triofox ofrece una solución con marca blanca que facilita a las empresas la creación de una solución de compartición de archivos autoalojada basada en la infraestructura actual de Active Directory y servidores de archivos.
Cuando se trata de privacidad, seguridad y control de datos, Triofox ofrece una mejor alternativa a Dropbox y SharePoint al utilizar una nube privada o compartir en red en un servidor de archivos local.