Stoßen Sie auf Einschränkungen bei der Migration von Dateiservern zu SharePoint Online?
Sind Sie frustriert über die Einschränkungen von SharePoint und OneDrive?
Wissen Sie, dass es andere Strategien zur Dateiservermigration gibt, um diese Einschränkungen zu überwinden?
Ein Architekturbüro in Kopenhagen, Dänemark, hat 3 Standorte in Dänemark und Norwegen. Der Dateiserver befindet sich derzeit vor Ort mit 7TB Daten, aber sie möchten den Dateiserver loswerden. Es gibt keine offiziellen Kommunikationskanäle zwischen den 3 Standorten, daher macht die Verwendung einer Cloud-Lösung zur Vereinheitlichung der 3 Standorte Sinn.
Sie experimentierten mit SharePoint und OneDrive. Anfangs war es gut, weil die Integration von OneDrive Windows Explorer den Zugriff auf Dateien und Ordner von SharePoint erleichtert. Später traten jedoch Probleme mit der AutoCAD-Anwendung auf. Ein Problem hängt mit der Dateisperre zusammen, das andere mit externen Verweisen innerhalb einer einzelnen Datei. Dies ist kein SharePoint/OneDrive-Problem, sondern eher ein Anwendungskompatibilitätsproblem zwischen den CAD- und SharePoint-Anwendungen.
Die Speicherkosten von SharePoint sind ein weiteres Problem. Wenn sie alle 7 TB Speicher auf SharePoint gelegt hätten, hätte es etwa 1400 $/Monat gekostet. Das Unternehmen möchte, dass weniger häufig verwendete Dateien in einem anderen System gespeichert werden. Sie möchten eine Speicherplattform/-lösung, die das Problem der Dateisperre und der externen Verweise löst und gleichzeitig eine Möglichkeit bietet, kostengünstigere Speicherdienste wie Amazon S3 und Azure Blob Storage zu nutzen.
Ein auf Museumsdesign spezialisiertes Designbüro verwendet eine Kombination aus CAD-Anwendungen und Adobe Creative Suite. Es gibt Mac-Benutzer. Mac hat bestimmte Zeichen im Dateinamen, die SharePoint nicht unterstützt. Außerdem könnte der Mac-Dateipfad viel länger sein als 256 oder die aktuelle SharePoint-Beschränkung. Sie haben SharePoint in der Vergangenheit ausprobiert, aber es hat nicht funktioniert.
Ein MSP hilft einem lokalen Kunden dabei, ein lokales NAS zu SharePoint zu migrieren und stößt auf SharePoint-Beschränkungen.
Möchten Sie das ursprüngliche Repository mit 700.000 einzelnen Dateien aufteilen und in sieben verschiedene SharePoint-Bibliotheken neu organisieren? Was ist mit den Kosten für die Umschulung der Mitarbeiter, um sich an die neuen Online-Standorte von SharePoint zu gewöhnen?
Laut der SharePoint Online-Dokumentation:
"Obwohl SharePoint Online 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek speichern kann, empfehlen wir, nicht mehr als 300.000 Dateien über alle Dokumentbibliotheken hinweg zu synchronisieren, um eine optimale Leistung zu erzielen. Auch die gleichen Leistungsprobleme können auftreten, wenn Sie 300.000 Elemente oder mehr in allen Bibliotheken haben, die Sie synchronisieren möchten, selbst wenn Sie nicht alle Elemente in diesen Bibliotheken synchronisieren..."
Aber aus Erfahrung beginnt die Leistung nach 100.000 Elementen zu sinken. Und seltsamerweise taucht diese Zahl auch in anderen Kontexten in der SharePoint-Dokumentation auf. Ob es nun 300.000 oder 100.000 sind, das Fazit ist, dass in vielen realen Unternehmensumgebungen mit mehr Dateien der OneDrive-Synchronisierungsclient ernsthafte Leistungsprobleme hat, was die Benutzer dazu zwingt, auf die Weboberfläche umzusteigen.
Im Vergleich zur OneDrive-Synchronisierungsbegrenzung ist das 5000-Elemente-Limit in einer Bibliothek noch strenger. In dem Moment, in dem Sie 5.000 Elemente in einer Bibliothek überschreiten, wird sie nahezu unbenutzbar.
Dieses Limit ist ein weiteres häufiges Problem beim Migrieren von Dateifreigaben zu SharePoint Online. Es zeigt sich normalerweise in einer Fehlermeldung wie dieser:
"Der angegebene Datei- oder Ordnername ist zu lang. Der URL-Pfad für alle Dateien und Ordner muss 400 Zeichen oder weniger betragen (und nicht mehr als 400 Zeichen für einen einzelnen Datei- oder Ordnernamen in der URL). Bitte geben Sie einen kürzeren Datei- oder Ordnernamen ein."
Die Migration wird für alle Dateien fehlschlagen, die diese Anforderung nicht erfüllen. Und da dies die obere Grenze für die relative URL ist, die den gesamten Pfad und Namen der Dokumentbibliothek enthält, passiert dies viel zu oft. Das Ergebnis ist eine unvollständige oder abgebrochene Migration.
Ein weiteres, noch strengeres Limit, auf das Sie stoßen könnten, ist das 256-Zeichen-Limit auf Ihrem Windows-PC, wenn Benutzer SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit ihren PCs synchronisieren. Die Fehlermeldung könnte wie folgt aussehen:
"Der Dateiname(n) wäre für den Zielordner zu lang. Sie können den Dateinamen kürzen und es erneut versuchen, oder einen Ort auswählen, der einen kürzeren Pfad hat".
Neben der Neuorganisation von Dateiserverdaten in verschiedene Silos in unterschiedlichen Dokumentbibliotheken, ist auch die Neuorganisation von Berechtigungen eine große Herausforderung.
Die folgenden Zitate erklären, warum einige Leute glauben, dass SharePoint das Entfernen von Berechtigungsvererbungen nicht unterstützt, während andere darauf hinweisen, dass es dies tut. Es ist verwirrend, denn die Unterstützung ist vorhanden, aber nur für relativ kleine Datensätze. Die Dokumentation erklärt:
"Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente enthalten, und eine Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner haben. Wenn eine Liste, Bibliothek oder ein Ordner mehr als 100.000 Elemente enthält, können Sie die Berechtigungsvererbung für die Liste, Bibliothek oder den Ordner nicht aufheben. Ebenso können Sie die Berechtigungen nicht erneut vererben. Sie können jedoch weiterhin die Vererbung für die einzelnen Elemente innerhalb dieser Liste, Bibliothek oder dieses Ordners aufheben, bis zur maximalen Anzahl von einzigartigen Berechtigungen in der Liste oder Bibliothek..."
Dies kann die Berechtigungsmigration und -verwaltung zu einem Alptraum der Datenreorganisation machen, um das manuelle Überschreiben der Vererbung von Berechtigungen für Elemente in der Liste, Bibliothek oder dem Ordner zu vermeiden.
Lift-and-Shift ist eine Migrationsstrategie, die eine weitere Reihe virtueller Maschinen in Azure, AWS oder einem regionalen Co-Location-Datenzentrum erstellt und die Daten auf dem lokalen Dateiserver auf die virtuellen Maschinen in den Datenzentren überträgt. Sobald die Datenmigration abgeschlossen ist, kann der DNS-Name für den Dateiserver schnell von dem lokalen Dateiserver auf den Dateiserver in der Cloud umgeschaltet werden. Bei dieser Art von Verfahren wird Lift-and-Shift auch als Rehosting bezeichnet. Es ist eine relativ schnelle und kostengünstige Methode, Daten von lokal auf die Cloud zu migrieren, und der beste Teil ist, dass es nach der DNS-Umleitung rückwärtskompatibel ist.
Das Lift-and-Shift-Verfahren ist einfacher, wenn das Internet im Büro schnell ist. Daher wirkt eine Standort-zu-Standort-VPN zwischen der Büro-Firewall und dem virtuellen Cloud-Netzwerk wie ein Teil des lokalen Netzwerks.
Der hybride Cloud-Dateiserver stellt einen guten Ausgleich zwischen dem lokalen Dateiserver und dem Cloud-Dateiserver dar, sodass Mitarbeiter im lokalen Büro weiterhin den Dateiserver über ein lokales Netzwerk nutzen können.
Warum hilft Triofox, wenn SharePoint nicht funktioniert?
Mit der Gladinet Triofox-Lösung ist die Cloud-Dateizugriffslösung interoperabel mit bestehenden Netzwerkfreigaben des Dateiservers und bietet Offline-Ordnerfunktionen. Sie umfasst die Integration in das Active Directory, die Zuordnung von Cloud-Laufwerken, globale Dateisperren und NTFS-Berechtigungssteuerung. Diese nativen Integrationen machen die Dateifreigabelösung zu einer Erweiterung des aktuellen Dateiservers und nicht zu einem weiteren Datensilo, das Daten entnimmt.
Das Zuordnen eines Laufwerks über den HTTPS-Kanal zum Unternehmensdateiserver ist ein entscheidendes Merkmal. Mitarbeiter sind mit einem zugeordneten Laufwerk vertraut und es ist keine zusätzliche Schulung erforderlich.
Unternehmensnutzer verfügen bereits über Unternehmensidentitäten im Active Directory und dem dazugehörigen Active Directory-Föderationsdienst sowie SAML-Single-Sign-On. Sie benötigen keine weitere Anmeldeinformationen, um auf eine Dateifreigabelösung zuzugreifen.
Die meisten Lösungen zum Teilen von Dateien bieten manuelles Sperren von Dateien in Form von "Datei einchecken" und "auschecken" an. Gladinet bietet automatisches Sperren von Dateien durch Erkennung von Dateiöffnungsanfragen. Wenn Microsoft Word eine Datei öffnet, wird der Dateisperrprozess automatisch eingeleitet und automatisch beendet, wenn die Bearbeitung der Datei abgeschlossen ist.
Die Integration in Active Directory und NTFS-Berechtigungen erleichtert es Systemadministratoren, die Zugriffskontrolle einzurichten. Die Berechtigungsfunktionen heben die Gladinet-Lösung von ihren Mitbewerbern ab.
Die Zuordnung von Laufwerken ist ein wichtiges Merkmal für den Online-Zugriff auf Dateien. Endbenutzer können Dateien und Ordner über das Internet einfach per Drag-and-Drop von einem zugeordneten Laufwerk verschieben. Die Laufwerkszuordnung hilft auch dabei, externe Dateiverweise zu verwalten.
Dateisperren ist ein wichtiges Merkmal für den Online-Zugriff auf Dateien und die Teamzusammenarbeit, um Konflikte zu vermeiden. Endbenutzer müssen den globalen gleichzeitigen Online-Zugriff auf Dateien durch Verwendung von Dateisperren steuern, um Konsistenz zu gewährleisten.
Von Active Directory-Identitäten bis hin zu NTFS-Dateiberechtigungen und Ordnerschutz, alles, was ein Mitarbeiter kennt, bleibt so, als ob sich nichts geändert hätte. Ein ähnlicher und konsistenter Benutzeroberflächenansatz minimiert die Lernkurve des Benutzers.
Machen Sie es Ihren Teams leichter, erfolgreich mit Kunden zusammenzuarbeiten:
Anstatt Dateien als Outlook-Anhänge zu senden, können Dateien und Ordner als Links über Outlook geteilt werden.
Steigern Sie die Leistung von großen Dateiübertragungen, indem Sie nur die vorgenommenen Änderungen senden, anstatt die gesamte Datei zu synchronisieren.
Dateien und Ordner können in Weblinks umgewandelt und über Webbrowser oder jeden mobilen Client aufgerufen werden.
Weblinks können generiert werden, um über den Webbrowser Dateien und Ordner hochzuladen.
Richtlinien wie Ablaufdaten und Lese-/Schreibberechtigungen können für das Teilen von Dateien festgelegt werden.
Dateifreigabe kann so einfach sein wie ein Rechtsklick auf eine Datei innerhalb des Windows Explorers.
Freigegebene Ordner verfügen über optionale Funktionen für sichere Datenräume, um Ansichtsberechtigungen zu aktivieren, die Downloads deaktivieren.
Definieren Sie unterschiedliche Berechtigungen für Ordner auf verschiedenen Ebenen der Verzeichnisstruktur.
Die Ziel-E-Mail-Domäne ist einer der Whitelist-Parameter, die steuern, wer Einladungen zum Dateiaustausch erhalten kann.
Die Ziel-IP-Adresse ist ein weiterer Parameter, um zu steuern, wer Empfänger einer Dateifreigabeaktion sein kann.
Integriert sich in Office365, um die integrierten Co-Bearbeitungsfunktionen zu nutzen.
Behalten Sie wichtige Änderungen und Ereignisse im System im Auge.
Ein traditionelles VPN benötigt eine stabile und aktive Verbindung zur Unternehmensfirewall, um zu funktionieren. Eine Unterbrechung des Internets oder eine unterbrochene Verbindung zur Firewall unterbricht die Arbeit der Mitarbeiter mit nicht gespeicherten Dateien. Mit der Offline-Bearbeitung können Fernarbeiter Dokumente speichern und bearbeiten, ohne eine aktive Verbindung zu haben, und die Dateien asynchron auf einen Unternehmensdateiserver speichern, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Ein Firewall-Anbieter bietet typischerweise VPN ohne eine Always-On-Funktion an. Always-On-VPN erfordert mehr Infrastrukturkomponenten wie Identitätsserver, Authentifizierungsserver, kompatible Client-Betriebssysteme usw. Die meisten modernen Cloud-Anwendungen sind jedoch immer verfügbar und ermöglichen den Offline-Zugriff auf Dateien und Ordner sowie das Speichern von Dateien auf einem lokalen Gerät, bevor sie mit Online-Servern synchronisiert werden.
Der Zugriff auf Dateiserver ist kaum leistungsfähig, denn wenn ein VPN als Enabler dient, erfolgt der Dateizugriff über das SMB/CIFS-Protokoll. Zunächst einmal ist das SMB-Protokoll kein Datenstreaming-Protokoll mit vielen Anfragen und Antworten. Wenn wir auf HTTP-Streaming für die Dateiübertragung umschalten können, wird sich die Leistung verbessern. Zweitens kann der HTTP-basierte Dateiübertragungsverkehr von einem globalen Content Delivery Network profitieren, sodass HTTP für den transkontinentalen Transfer schneller ist.