Oplever du begrænsninger, når du migrerer fra filservere til SharePoint Online?
Er du frustreret over begrænsningerne i SharePoint og OneDrive?
Vidste du, at der findes andre strategier for filservermigration for at overkomme disse begrænsninger?
Et arkitektfirma i København, Danmark, har 3 lokationer i Danmark og Norge. Filserveren er i øjeblikket på stedet med 7TB data, men de ønsker at slippe af med filserveren. Der er ingen officielle kommunikationskanaler mellem de 3 steder, så det giver mening at bruge en cloud-løsning til at forene de 3 steder.
De eksperimenterede med SharePoint og OneDrive. I starten var det godt, fordi integrationen af OneDrive Windows Explorer gør det nemt at få adgang til filer og mapper fra SharePoint. Senere stødte de dog på problemer med AutoCAD-applikationen. Et problem er relateret til fil låsning, det andet til eksterne referencer inden for en enkelt fil. Dette er ikke et SharePoint/OneDrive-problem, men snarere et applikationskompatibilitetsproblem mellem CAD- og SharePoint-applikationerne.
SharePoint lagringsomkostninger er et andet problem. Hvis de havde lagt alle 7 TB lagring på SharePoint, ville det have kostet omkring $1400/måned. Virksomheden ønsker, at mindre hyppigt brugte filer skal opbevares i et andet system. De ønsker en lagringsplatform/løsning, der løser problemet med fil låsning og eksterne referencer, samtidig med at den giver en måde at bruge billigere lagringstjenester som Amazon S3 og Azure Blob Storage.
Et designfirma, der specialiserer sig i museumsdesign, bruger en blanding af CAD-applikationer og Adobe Creative Suite. Der er Mac-brugere. Mac har visse tegn i filnavnet, som SharePoint ikke understøtter. Desuden kan Macs filsti være meget længere end 256 eller den nuværende SharePoint-begrænsning. Du har prøvet SharePoint tidligere, men det virkede ikke.
En MSP hjælper en lokal kunde med at migrere en lokal NAS til SharePoint og støder på begrænsninger i SharePoint.
Vil du opdele og omorganisere det oprindelige lager med 700.000 individuelle filer i syv forskellige SharePoint-biblioteker? Hvad med omkostningerne ved at omskole personale til at vænne sig til de nye SharePoint online placeringer?
Ifølge SharePoint Online dokumentationen:
"Selvom SharePoint Online kan opbevare 30 millioner dokumenter per bibliotek, anbefaler vi at synkronisere ikke mere end 300.000 filer på tværs af alle dokumentbiblioteker for optimal ydeevne. Desuden kan de samme ydelsesproblemer opstå, hvis du har 300.000 elementer eller mere i alle de biblioteker, du ønsker at synkronisere, selvom du ikke synkroniserer alle elementerne i disse biblioteker..."
Men ud fra erfaring begynder ydeevnen at falde efter 100.000 elementer. Og mærkeligt nok, dukker det tal også op i SharePoint dokumentationen i andre sammenhænge. Uanset om det er 300.000 eller 100.000, er bundlinjen, at i mange virkelige virksomhedsmiljøer med flere filer, har OneDrive synkroniseringsklienten alvorlige ydelsesproblemer, hvilket tvinger brugerne til at skifte til webgrænsefladen.
I forhold til OneDrive synkroniseringsbegrænsningen er grænsen på 5000 elementer i et bibliotek endnu strengere. I det øjeblik du overskrider 5.000 elementer i et bibliotek, bliver det næsten ubrugeligt.
Denne begrænsning er endnu et almindeligt problem, når fildelinger migreres til SharePoint Online. Det viser sig normalt i en fejlmeddelelse som denne:
"Det angivne fil- eller mappenavn er for langt. URL-stien for alle filer og mapper skal være 400 tegn eller mindre (og ikke mere end 400 tegn for ethvert enkelt fil- eller mappenavn i URL'en). Indtast venligst et kortere fil- eller mappenavn."
Migrationen vil mislykkes for alle filer, der ikke opfylder dette krav. Og da dette er den øvre grænse for den relative URL, der indeholder hele stien og navnet på dokumentbiblioteket, sker dette alt for ofte. Resultatet er en ufuldstændig eller afbrudt migration.
En anden, endnu mere stringent begrænsning, du kan støde på, er 256-tegnsgrænsen på din Windows-pc, når brugere synkroniserer SharePoint Online-dokumentbiblioteker med deres pc'er. Fejlmeddelelsen kan se ud som følgende:
"Filnavnene ville være for lange til destinationsmappen. Du kan forkorte filnavnet og prøve igen, eller prøve en placering, der har en kortere sti".
Ud over at omorganisere filserverdata i forskellige siloer i forskellige dokumentbiblioteker, er omorganisering af tilladelser også en stor hovedpine.
Følgende citater forklarer, hvorfor nogle mennesker mener, at SharePoint ikke understøtter fjernelse af arvet tilladelser, mens andre påpeger, at det gør. Det er forvirrende, fordi støtten er der, men kun for relativt små datasæt. Dokumentationen forklarer:
"En liste kan have op til 30 millioner elementer, og et bibliotek kan have op til 30 millioner filer og mapper. Når en liste, et bibliotek eller en mappe indeholder mere end 100.000 elementer, kan du ikke bryde arv af tilladelser på listen, biblioteket eller mappen. Du kan heller ikke genarve tilladelser på den. Du kan dog stadig bryde arven på de enkelte elementer inden i den liste, bibliotek eller mappe, op til det maksimale antal unikke tilladelser i listen eller biblioteket..."
Dette kan gøre tilladelsesmigration og -styring til et mareridt med hensyn til datareorganisering for at undgå manuelt at tilsidesætte arv af tilladelser for elementer i listen, biblioteket eller mappen.
Lift-and-Shift er en migrationsstrategi, der opretter et nyt sæt virtuelle maskiner i Azure, AWS eller et regionalt co-location datacenter og flytter data fra den lokale filserver til de virtuelle maskiner i datacentrene. Når datamigrationen er fuldført, kan DNS-navnet for filserveren hurtigt skiftes fra den lokale filserver til filserveren i skyen. I denne type procedure er lift-and-shift også kendt som rehosting. Det er en relativt hurtig og omkostningseffektiv måde at migrere data fra lokale systemer til skyen, og det bedste er, at det er bagudkompatibelt efter DNS-omdirigering.
Lift-and-shift er lettere, når internettet på kontoret er hurtigt. Derfor fungerer en site-to-site VPN mellem kontorets firewall og det virtuelle netværk i skyen som en del af det lokale netværk.
Hybrid cloud-filserveren er en god balance mellem den lokale filserver og cloud-filserveren, så medarbejdere på det lokale kontor stadig kan bruge filserveren over et lokalt netværk.
Hvorfor hjælper Triofox, når SharePoint ikke fungerer?
Med Gladinet Triofox-løsningen er cloud-filadgangsløsningen interoperabel med eksisterende netværksdelinger på filservere og tilbyder funktioner til offline mapper. Den inkluderer integration med Active Directory, cloud-drev mapping, global filspærring og NTFS-tilladelseskontrol. Disse native integrationer gør fildeleløsningen til en udvidelse af den nuværende filserver snarere end endnu en datasilo, der tager data væk.
Mapped drev over HTTPS-kanalen til firmaserveren er en afgørende funktion. Medarbejderne er fortrolige med et mapped drev, og der er ikke brug for yderligere træning.
Virksomhedsbrugere har allerede virksomhedsidentiteter i Active Directory og tilhørende Active Directory-føderationstjeneste og SAML-enkeltlogon. De har ikke brug for endnu et sæt legitimationsoplysninger for at få adgang til en fildeleløsning.
De fleste løsninger til fildeling tilbyder manuel fil-låsning i form af "check-in" og "check-ud" af filer. Gladinet tilbyder automatisk fil-låsning ved at detektere anmodninger om at åbne filer. Når Microsoft Word åbner en fil, vil processen med fil-låsning blive initieret automatisk og afsluttes automatisk, når redigeringen af filen er færdig.
Endelig gør integrationen med Active Directory og NTFS-tilladelser det lettere for systemadministratorer at opsætte tilladelseskontrollen. Tilladelsesfunktionerne gør Gladinet-løsningen fremtrædende blandt sine jævnaldrende.
Drevtilknytning er en vigtig funktion til online filadgang. Slutbrugere kan nemt trække og slippe filer og mapper fra et tilknyttet drev over internettet. Drevtilknytning hjælper også med at håndtere eksterne filreferencer.
Filloplåsning er en vigtig funktion for online filadgang og teamsamarbejde for at undgå konflikter. Slutbrugere skal kunne styre global samtidig online filadgang ved at bruge filoplåsning for at opretholde konsistensen.
Fra Active Directory-identiteter til NTFS-filtilladelser og mappebeskyttelse, alt det en medarbejder er fortrolig med forbliver som om intet har ændret sig. En lignende og konsistent brugergrænsefladetilgang minimerer brugerens læringskurve.
Gør det lettere for dine teams at samarbejde med kunderne med succes:
I stedet for at sende filer som vedhæftede filer i Outlook, kan filer og mapper deles som links via Outlook.
Forbedr ydeevnen for store filoverførsler ved kun at sende de ændringer, der er foretaget, i stedet for at synkronisere hele filen.
Filer og mapper kan omdannes til weblinks og tilgås fra webbrowsere eller enhver mobilklient.
Weblinks kan genereres til upload via webbrowser for at modtage filer og mapper.
Politikker såsom udløbsdatoer og læse/skrive tilladelser kan knyttes til fildeling.
Fildeling kan være lige så nemt som at højreklikke på en fil fra Windows Stifinder.
Delte mapper har valgfrie sikre datarumsfunktioner, der muliggør visningstilladelser, som deaktiverer downloads.
Definer forskellige tilladelser for mapper på forskellige niveauer af mappestrukturen.
Destinations-e-maildomænet er en af de hvidliste-parametre, der kontrollerer, hvem der kan modtage invitationer til fildeling.
Destinations-IP-adressen er endnu en parameter til at kontrollere, hvem der kan være modtageren for en fil-delingshandling.
Integrerer med Office365 for at udnytte indbyggede funktioner til fællesredigering.
Hold styr på vigtige ændringer og begivenheder i systemet.
En traditionel VPN kræver en stabil og aktiv forbindelse til virksomhedens firewall for at fungere. En forstyrrelse på internettet eller en afbrudt forbindelse til firewallen afbryder medarbejdernes arbejde med ikke-gemte filer. Med offline redigering kan fjernarbejdere gemme og redigere dokumenter uden en aktiv forbindelse og gemme filerne asynkront på en virksomhedsserver, når forbindelsen er genoprettet.
En firewall-leverandør tilbyder typisk VPN uden en altid-tilsluttet funktion. Altid-tilsluttet VPN kræver flere infrastrukturkomponenter såsom identitetsservere, godkendelsesservere, kompatible klientoperativsystemer osv. Dog er de fleste moderne skyapplikationer altid tændt, hvilket tillader offline adgang til filer og mapper og lagring af filer på en lokal enhed, før de synkroniseres med online servere.
Adgang til filservere er næppe højtydende, fordi når en VPN fungerer som en facilitator, sker filadgang via SMB/CIFS-protokollen. Først og fremmest er SMB-protokollen ikke en datastrømningsprotokol med mange anmodninger og svar. Hvis vi kan skifte til HTTP-strømning til filoverførsel, vil ydeevnen forbedres. For det andet kan HTTP-baseret filoverførselstrafik drage fordel af et globalt indholdsleveringsnetværk, så HTTP er hurtigere til tværkontinentale overførsler.