هل تواجه قيودًا عند الانتقال من خوادم الملفات إلى SharePoint Online؟
هل أنت محبط من قيود SharePoint و OneDrive؟
هل تعلم أن هناك استراتيجيات أخرى لترحيل خوادم الملفات للتغلب على هذه القيود؟
شركة معمارية في كوبنهاغن، الدنمارك، لديها 3 مواقع في الدنمارك والنرويج. الخادم الملفات موجود حاليًا في الموقع مع 7 تيرابايت من البيانات، لكنهم يريدون التخلص من الخادم الملفات. لا توجد قنوات اتصال رسمية بين المواقع الثلاثة، لذا استخدام حل سحابي لتوحيد المواقع الثلاثة يبدو منطقيًا.
قاموا بتجربة SharePoint وOneDrive. في البداية كان جيدًا لأن تكامل OneDrive مع مستكشف ويندوز يسهل الوصول إلى الملفات والمجلدات من SharePoint. لكن فيما بعد، واجهوا مشاكل مع تطبيق AutoCAD. إحدى المشاكل تتعلق بقفل الملفات، والأخرى بالمراجع الخارجية داخل ملف واحد. هذه ليست مشكلة في SharePoint/OneDrive، بل هي مشكلة توافق التطبيقات بين CAD وSharePoint.
تكاليف تخزين SharePoint هي مشكلة أخرى. لو وضعوا كل 7 تيرابايت من التخزين على SharePoint، كان سيكلف حوالي 1400 دولار/شهر. تريد الشركة تخزين الملفات التي تُستخدم بشكل أقل في نظام آخر. يريدون منصة/حل تخزين يحل مشكلة قفل الملفات والمراجع الخارجية مع توفير طريقة لاستخدام خدمات تخزين بتكلفة أقل مثل Amazon S3 وAzure Blob Storage.
شركة تصميم متخصصة في تصميم المتاحف تستخدم مزيجًا من تطبيقات CAD وAdobe Creative Suite. هناك مستخدمون لأجهزة Mac. يحتوي نظام Mac على بعض الأحرف في اسم الملف التي لا يدعمها SharePoint. أيضًا، قد يكون مسار الملف في نظام Mac أطول بكثير من 256 أو الحد الحالي لـ SharePoint. لقد جربت استخدام SharePoint في الماضي ولكنه لم ينجح.
يساعد مزود خدمة إدارية عميلًا محليًا على ترحيل نظام تخزين متصل بالشبكة محلي إلى SharePoint ويواجه قيود SharePoint.
هل تريد تقسيم وإعادة تنظيم المستودع الأصلي الذي يحتوي على 700,000 ملف فردي إلى سبع مكتبات SharePoint مختلفة؟ ماذا عن تكلفة إعادة تدريب الموظفين للتعود على المواقع الجديدة لـ SharePoint عبر الإنترنت؟
وفقًا لـوثائق SharePoint Online:
"على الرغم من أن SharePoint Online يمكنه تخزين 30 مليون وثيقة لكل مكتبة، إلا أننا نوصي بمزامنة لا تزيد عن 300,000 ملف عبر جميع مكتبات الوثائق للحصول على أداء مثالي. أيضًا، يمكن أن تحدث نفس مشكلات الأداء إذا كان لديك 300,000 عنصر أو أكثر في جميع المكتبات التي تريد مزامنتها، حتى لو لم تقم بمزامنة جميع العناصر في تلك المكتبات..."
لكن من التجربة، يبدأ الأداء في التراجع بعد 100,000 عنصر. وبشكل غريب، يظهر هذا الرقم في وثائق SharePoint في سياقات أخرى أيضًا. سواء كان العدد 300,000 أو 100,000، فإن النتيجة النهائية هي أنه في العديد من بيئات الشركات الكبيرة التي تحتوي على ملفات أكثر، يواجه عميل مزامنة OneDrive مشكلات أداء خطيرة، مما يجبر المستخدمين على التحول إلى واجهة الويب.
مقارنة بقيود مزامنة OneDrive، فإن حد عرض 5000 عنصر في مكتبة أكثر صرامة. في اللحظة التي تتجاوز فيها 5,000 عنصر في مكتبة، تصبح شبه غير قابلة للاستخدام.
هذا الحد هو مشكلة شائعة أخرى عند ترحيل الملفات المشتركة إلى SharePoint Online. عادة ما يظهر ذلك في رسالة خطأ مثل هذه:
"إن اسم الملف أو المجلد المحدد طويل جدًا. يجب أن يكون مسار URL لجميع الملفات والمجلدات 400 حرفًا أو أقل (ولا يزيد عن 400 حرف لأي اسم ملف أو مجلد واحد في URL). الرجاء كتابة اسم ملف أو مجلد أقصر."
سيفشل الترحيل لأي ملفات لا تفي بهذا المتطلب. وبما أن هذا هو الحد الأقصى لـ URL النسبي الذي يحتوي على المسار الكامل واسم مكتبة المستندات، فإن هذا يحدث كثيرًا جدًا. النتيجة هي ترحيل غير مكتمل أو متوقف.
حد آخر، أكثر صرامة قد تواجهه هو حد 256 حرفًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بنظام Windows، عندما يقوم المستخدمون بمزامنة مكتبات مستندات SharePoint Online مع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. قد تبدو رسالة الخطأ كالتالي:
"سيكون اسم الملف (أو الأسماء) طويلًا جدًا بالنسبة لمجلد الوجهة. يمكنك تقصير اسم الملف والمحاولة مرة أخرى، أو تجربة موقع يحتوي على مسار أقصر".
بالإضافة إلى إعادة تنظيم بيانات خادم الملفات في أقسام مختلفة في مكتبات الوثائق المختلفة، فإن إعادة تنظيم الأذونات يمثل أيضًا صداعًا كبيرًا.
الاقتباسات التالية تشرح لماذا يعتقد بعض الأشخاص أن SharePoint لا يدعم إزالة توريث الأذونات، بينما يشير آخرون إلى أنه يدعم ذلك. الأمر محير لأن الدعم موجود، ولكن فقط لمجموعات بيانات صغيرة نسبيًا. توضح الوثائق:
'يمكن للقائمة أن تحتوي على ما يصل إلى 30 مليون عنصر، ويمكن للمكتبة أن تحتوي على ما يصل إلى 30 مليون ملف ومجلد. عندما تحتوي قائمة، أو مكتبة، أو مجلد على أكثر من 100,000 عنصر، لا يمكنك كسر توريث الأذونات على القائمة، أو المكتبة، أو المجلد. كما لا يمكنك إعادة توريث الأذونات عليه. ومع ذلك، لا يزال بإمكانك كسر توريث الأذونات على العناصر الفردية داخل تلك القائمة، أو المكتبة، أو المجلد، حتى الحد الأقصى لعدد الأذونات الفريدة في القائمة أو المكتبة...'
قد يحول هذا ترحيل الأذونات وإدارتها إلى كابوس إعادة تنظيم البيانات لتجنب الإلغاء اليدوي لتوريث الأذونات للعناصر في القائمة، أو المكتبة، أو المجلد.
تُعد استراتيجية الرفع والتحويل (Lift-and-Shift) طريقة لإنشاء مجموعة أخرى من الآلات الافتراضية في Azure، AWS، أو مركز بيانات إقليمي مشترك ونقل البيانات الموجودة على خادم الملفات المحلي إلى الآلات الافتراضية في مراكز البيانات. بمجرد اكتمال نقل البيانات، يمكن تبديل اسم DNS الخاص بخادم الملفات بسرعة من خادم الملفات المحلي إلى خادم الملفات في السحابة. في هذا النوع من الإجراءات، يُعرف الرفع والتحويل أيضًا بإعادة الاستضافة. إنها طريقة سريعة نسبيًا وفعّالة من حيث التكلفة لنقل البيانات من الموقع المحلي إلى السحابة، والجزء الأفضل هو أنها متوافقة مع الإصدارات السابقة بعد إعادة توجيه DNS.
تصبح عملية النقل والتحويل أسهل عندما تكون سرعة الإنترنت في المكتب عالية. لذلك، يعمل شبكة الـ VPN الخاصة بالموقع إلى الموقع بين جدار الحماية في المكتب والشبكة الافتراضية السحابية كجزء من الشبكة المحلية.
يعتبر الخادم السحابي المختلط للملفات توازنًا جيدًا بين الخادم المحلي للملفات والخادم السحابي للملفات، بحيث يمكن للموظفين في المكتب المحلي ما زالوا يستخدمون الخادم للملفات عبر شبكة محلية.
لماذا يساعد Triofox عندما لا يعمل SharePoint؟
مع حل Gladinet Triofox، تكون حلول الوصول إلى الملفات السحابية قابلة للتشغيل المتبادل مع مشاركات الشبكة لخادم الملفات الحالي وتوفر قدرات المجلدات غير المتصلة بالشبكة. يشمل الحل دمجًا مع دليل التفعيل، وتعيين الأقراص السحابية، وقفل الملفات العالمي والتحكم في أذونات NTFS. تجعل هذه الدمجات الأصلية حل مشاركة الملفات امتدادًا لخادم الملفات الحالي بدلاً من كونه صومعة بيانات أخرى تأخذ البيانات بعيدًا.
القيادة المعينة عبر قناة HTTPS إلى خادم الملفات الشركات أمر بالغ الأهمية. العاملون معتادون على القيادة المعينة، ولا حاجة إلى تدريب إضافي.
لدى المستخدمون الشركات بالفعل هويات شركات في خدمة الدليل النشط وخدمة اتحاد الدليل النشط المرتبطة وتسجيل الدخول الموحد باستخدام SAML. ليسوا بحاجة إلى مجموعة أخرى من بيانات الاعتماد للوصول إلى حل مشاركة الملفات.
تقدم معظم حلول مشاركة الملفات قفل الملفات يدويًا على شكل 'تسجيل دخول الملف' و 'تسجيل خروج'. توفر Gladinet قفل الملفات تلقائيًا من خلال اكتشاف طلبات فتح الملفات. عندما يفتح Microsoft Word ملفًا، سيتم تشغيل عملية قفل الملف تلقائيًا وتنتهي تلقائيًا عند الانتهاء من تحرير الملف.
أخيرًا، يجعل التكامل مع Active Directory وأذونات NTFS من الأسهل على مديري النظام إعداد التحكم في الأذونات. تجعل ميزات الأذونات حل Gladinet يبرز بين أقرانه.
تعتبر خاصية تعيين الأقراص ميزة مهمة للوصول إلى الملفات عبر الإنترنت. يمكن للمستخدمين النهائيين بسهولة سحب وإسقاط الملفات والمجلدات من قرص معين عبر الإنترنت. كما تساعد خاصية تعيين الأقراص في إدارة المراجع الخارجية للملفات.
إن قفل الملفات هو ميزة مهمة للوصول إلى الملفات عبر الإنترنت والتعاون الجماعي لتجنب التعارضات. يحتاج المستخدمون النهائيون إلى التحكم في الوصول العالمي المتزامن للملفات عبر الإنترنت من خلال استخدام قفل الملفات للحفاظ على الاتساق.
من هويات الدليل النشط إلى أذونات ملفات NTFS وحماية المجلدات، كل الأمور التي يعتاد عليها الموظف تبقى كما لو أن شيئًا لم يتغير. النهج المتسق والمشابه لواجهة المستخدم يقلل من منحنى تعلم المستخدم.
اجعل التعاون بين فرقك والعملاء أسهل وأكثر نجاحًا:
بدلاً من إرسال الملفات كمرفقات في Outlook، يمكن مشاركة الملفات والمجلدات كروابط عبر Outlook.
تحسين أداء نقل الملفات الكبيرة من خلال إرسال التغييرات التي تم إجراؤها فقط بدلاً من مزامنة الملف بأكمله.
يمكن تحويل الملفات والمجلدات إلى روابط ويب والوصول إليها من متصفحات الويب أو أي عميل محمول.
يمكن إنشاء روابط ويب للتحميل عبر متصفح الويب لاستقبال الملفات والمجلدات.
يمكن إرفاق سياسات مثل تواريخ الانتهاء وأذونات القراءة/الكتابة بمشاركة الملفات.
يمكن أن يكون مشاركة الملفات بسيطًا مثل النقر بزر الماوس الأيمن على ملف من داخل مستكشف ويندوز.
تحتوي المجلدات المشتركة على ميزات غرفة البيانات الآمنة الاختيارية لتمكين أذونات العرض فقط التي تعطل التنزيلات.
حدد أذونات مختلفة للمجلدات في مستويات مختلفة من هيكل الدليل.
نطاق البريد الإلكتروني الوجهة هو أحد معايير القائمة البيضاء التي تتحكم في من يمكنه تلقي دعوات مشاركة الملفات.
عنوان IP الوجهة هو معلمة أخرى للتحكم في من يمكن أن يكون المستقبل لإجراء مشاركة ملف.
يتكامل مع Office365 للاستفادة من ميزات التحرير المشترك المدمجة.
تتبع التغييرات والأحداث المهمة في النظام.
يتطلب الشبكة الخاصة الافتراضية التقليدية اتصالاً مستقراً ونشطاً بجدار الحماية الشركات لكي تعمل. أي انقطاع في الإنترنت أو اتصال متقطع بجدار الحماية يعطل عمل الموظفين مع الملفات غير المحفوظة. مع التحرير دون اتصال، يمكن للعاملين عن بعد حفظ وتحرير الوثائق دون اتصال نشط وحفظ الملفات بشكل غير متزامن إلى خادم ملفات الشركة بمجرد استعادة الاتصال.
عادةً ما يقدم مزود جدار الحماية VPN بدون ميزة الاتصال الدائم. يتطلب VPN الدائم مكونات بنية تحتية إضافية مثل خوادم الهوية، وخوادم المصادقة، وأنظمة تشغيل العملاء المتوافقة، وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن معظم التطبيقات السحابية الحديثة دائمة التشغيل، مما يسمح بالوصول غير المتصل للملفات والمجلدات وتخزين الملفات على جهاز محلي قبل مزامنتها مع الخوادم السحابية عبر الإنترنت.
الوصول إلى خوادم الملفات ليس بالأداء العالي، لأنه عندما يكون الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) هي الوسيط، يتم الوصول إلى الملفات عبر بروتوكول SMB/CIFS. أولاً، بروتوكول SMB ليس بروتوكول تدفق بيانات يتضمن العديد من الطلبات والاستجابات. إذا استطعنا التحول إلى تدفق HTTP لنقل الملفات، سيتحسن الأداء. ثانيًا، يمكن لحركة نقل الملفات القائمة على HTTP الاستفادة من شبكة توصيل المحتوى العالمية، لذا فإن HTTP أسرع للنقل عبر القارات.